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製品導入前の状況と課題以前、メールはあるホスティング会社のレンタルサーバーとメールシステムを利用していた。 「アメリカの本社と商品写真などデータ量の多い添付メールのやりとりが多く、メールボックスもすぐに一杯になってしまっていた」とシステム部長の吉田聡氏は言う。また、テープによるバックアップソリューションを利用しメールアーカイブを構築していたが、メールの利用量が増加するに伴い 1 巻のテープでは収まらなくなることも見えてきたという。 「メールボックスが満杯に近づくたびに、個人別メール容量ワーストランキングを作成して、該当者に『不要なメールを削除して』という要請をしていたのです。お願いするほうも、されるほうも、手間がかかっていました」とシステム部の奥村友郁氏は言う。 さらに、アメリカ本社などへ海外出張する社員も多く、そのたびにシステム部でノートパソコンに海外にてメールを送受信できる設定をして出張する社員に持たせていた。 「ところが、つながらない、届かないという国際電話が入って接続方法を指示するといったこともよく起きました。こちらの始業時間となる真夜中まで出張先で待っているわけですが、そういう非効率が目立っていましたね」（吉田氏） また、イントラネットのサイトをあるウェブコンテンツ管理システムで構築していたが、アップロードできるファイルサイズの制約が厳しい、ファイル名の付け方が難しい、ユーザーの投稿が簡単にできない、といったことに不便さを感じていた。 Google Apps for Business 導入の経緯2009 年 7 月のメールシステムなどのリース期間満了を機にリプレイスを考えていた吉田氏は、ネットなどで Google Apps for Business の存在を知り「よさそう」との感触を得ていた。システム導入などでかかわりのあるシステム会社の担当者と Google のイベントに行くなどして検討。同様のサービスの中で最も低価格であった Google Apps for Business の導入を決定した。 Google Apps for Business 導入の効用まず、メールやイントラネットに要するハードやソフトのリースおよび保守費用が不要に。 吉田氏は「Google Apps for Business 導入により、4 分の 1 までコストダウンすることができた」と評価する。さらに、奥村氏は「私としては、メールのバックアップや削除の要請、海外出張のたびにノートパソコンを設定するといった手間がなくなったことがとても大きい」と満足感を口にする。一方、イントラネットは Google サイトにより簡単に構築できるようになった。 「いろいろなモノを店舗間で融通したり、各部署が全社に伝えたいことを表示するページがつくりやすくなりました。投稿に要する時間は 10 分の 1 に減っています」（奥村氏） また、新たに手にした Google ビデオを使用いて、航空機内で流している衣装提供 CM を常時見られるようにしている。さらに、会議室予約はこれまで現地に置かれた予約表で管理しており、フロアが分かれている現地にいちいち足を運んで確認しなければなければならなかったが、カレンダー機能の活用でその手間を一掃させる。 「いろいろな機能を徐々に使いこなしていきたいと思っています」と吉田氏は締め括った。
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