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製品導入前の状況と課題同社では従来、Linux ベースの自社メールサーバーを利用していた。メディア会社である同社は、営業マンのみならず、編集系のスタッフも外出先でメールを送受することが少なくない。また同社の社員は、米国をはじめとする各国の拠点に出向く機会も比較的多くあり、国外を含む社外から、社内にいるのと同様のセキュアな環境でメールのハンドリングを行える仕組みが必須となっている。このようなメール環境を実現するには、VPN の利用が必要とされるが、VPN の場合、出先の国や環境によってうまくアクセスが行えないケースがあった。加えて、同社が企画・運営するイベントの事務局アドレスに大量のスパムメールが送られて、ひどい時にはその排除に半日もの時間が取られていた。 「こうした問題からすぐにでも解放されたい。そう考え始めたことが、メールシステムをクラウドのサービスに切り替える契機となりました」と、IDG ジャパン代表取締役の福田悦朋氏は言う。 Google Apps Premier Edition 導入の経緯IT 専門のメディア会社である同社では、「SaaS World」など、クラウド サービスにフォーカスを当てたイベントも手がけてきた。そのため、クラウド サービスに対する理解も深く、かつ、自らクラウドの環境を利用し、その実際を "ユーザーとして体験したい" という想いもあった。 そこで同社は、メールシステムの代替としてクラウド サービスの導入を決定し、「Google Apps for Business」の採用に踏み切ったという。 「Google Apps for Business を選んだのは、当社には IT に関してうるさい社員が多く、Google 以外のサービスを選ぶと経緯説明に手間がかかりそうで嫌だったんです。また、私も含め、個人的に Gmail を利用している社員も多くいたので、操作を教える手間も省けるだろうと考えました。真面目な話、Google のメール サービスにはセキュリティ レベルが高く、メール運用のプロセスさえ使う側できちんと統制を取っておけば、メールサーバーを社内で運用するよりもかえって安全ではないかという判断もありました」 さらに、クラウドのメール サービスを利用する場合、メールの運用方法をエンドユーザーが自ら設定する場面も増える。「その意味で、Gmail には携帯電話などへのメール転送や不在通知の ON/OFF 設定などが各自で簡単に行えるという利点があり、それも採用の 1 つのポイントになりました」と、今回の導入にかかわった IDG インタラクティブのシステム エンジニア、岡城真紀枝氏は言う。 Google Apps Premier Edition 導入の効用導入以降、懸案だった海外からのアクセスやスパムメールの問題は一掃された。 「またもう 1 つ、導入して良かったと思える点が、Google ドキュメント の利便性です。1 つのプロジェクトシートをメンバー全員が同時に見て議論しながら手を加えることができる。編集権限を簡単にコントロールできるのも使い勝手がいいですね」と福田氏。 さらに、同社ではこれまで、全社標準のグループウェアを導入しておらず、各業務グループが自分たちにとって使いやすいと思うスケジューラーを個別に採用し、必要に応じて他のメンバーとのスケジュール共有を行っていた。 「例えば私は、Google にアカウント登録してカレンダーを使えるようにし、その都度必要な人を招待していました。しかし、Google Apps for Business の導入以降は、すべての社員、すべてのグループがまったく手間をかけずに、他者とのスケジュール共有を実現しています。このあたりも、大きな効用の 1 つだと思います」と、岡城氏は評価する。
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