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製品導入前の状況と課題1999 年 3 月に初めてグループウェアを導入し、2006 年 3 月に別のグループウェアにリプレイス。以降、これを業務の根幹的なシステムとして使い込んできていた。そのグループウェアは、自社サーバーで運用するタイプのもので、年々データが蓄積されている。メールボックスの容量を無制限にしているので、大きな容量のユーザーが増えて動作が遅くなり、社員にストレスをもたらすようになっていた。 「編集担当者は添付送受信を多用しており、締め切りに追われることもあるので、ストレスは一層高じていたと思います。日々『もっと送受信を高速化できないか』という要望が寄せられてきました」とシステム導入や管理を担当する製作部製作課主任の上林礼和氏は言う。 さらに、スパムメールも多い人は 1 日 100 通以上も着信し、その処理に悩まされていた。 Google Apps for Business 導入の経緯2009 年 11 月から、メールシステムのリプレイスの検討を開始。 「グループウェアのカレンダーやデータベースなどは業務遂行になくてはならない存在となっていたので、無理をしてまでの一新は考えていませんでした」 問題の原因は自社サーバーにあることがわかっていたので、検討当初よりクラウド型サービスの導入を決定。上林氏らは様々な情報源から Google Apps for Business を知る。ほかに無料の SaaS 型グループウェアも検討したが、既存グループウェアと 2 重で使う状態になってしまうことや、端末にインストールしなければならずその端末でしか使えないことがネックとなって見送った。半面、Gmail は 1 アカウント 25 GB という大容量とスパムメールの遮断性能というソリューションを満たしていたこと、端末を限定せずに使えることで、2010 年 3 月に Google Apps for Business の導入を決定。 「クラウド型サービスを導入するに当たり、セキュリティ面を心配する声も挙がりましたが、『 Google ならば信頼できるだろう』という意見で落ち着きました」 Google Apps for Business 導入の効用同年 4 月に Google Apps for Business を導入。以降、メール作業がスムーズに行えるようになり、かつスパムメールも一掃されて社員のストレスは解消された。全員のメール送信が 1 秒程度に改善され、体感で業務効率が数倍に。 「全社的にメールの活用度合いが増えたと思います。その面でも、一層効率化が進んだと思っています」と上林氏は満足感を口にする。 なお、Google Apps for Business の Gmail 以外の機能については、既存のグループウェアの活用状況との兼ね合いなどをにらみつつ、今後活用を検討していくという。 「当社にとってより使い勝手がいいものにバージョンアップされれば、グループウェアとして全面的なリプレイスも検討すると思います」
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