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製品導入前の状況と課題2009 年 6 月まで、創業 110 年の老舗旅館 ホテル 2 軒と日本料理店を 30 人ほどの経営幹部とスタッフで経営していた同社。社員の中にはパソコンを使用しない人もいて、業務効率は改善の余地があった。全員にメール環境が整っていないことで、料理材料の仕入れや備品などの手配、旅行代理店からの問い合わせなど、外部からの連絡に対して数日後に返信するといった事態も発生していた。 「ホテルは 2 交代、3 交代などシフト制をひいており、担当者が平日の日中にいない場合も多々あります。極端な場合、休業日なども含めて 3～4 日ほどメールが放置されているというケースもありました。そのように生産性が低い体質の風土から、近代的な都会型ビジネスホテルであるホテル龍名館東京のリニューアルを機に、いつでもどこでもメールが見られる、少人数で生産性の高い組織につくり変えなければならないという問題意識を持ったのです」とホテル龍名館東京 宿泊部マネージャーの濱田裕章氏は言う。 また、2009 年 6 月以降は旅館 ホテル 2 店舗、日本料理店 2 店舗を運営しているが、それぞれの店舗は独立性が高く人事交流もほとんどなかった。 「同じ社内で、しかも少人数であるにもかかわらず、店が違えば顔もわからないという状態があるのはいいことではないと思っていました」 Google Apps for Business 導入の経緯濱田氏は、ホテル龍名館東京のリニューアルを機に、問題意識を共有する若手社員とともにグループウェア導入の検討を開始。取引のあった大手ベンダーの製品を試用期間として数か月間無償導入して使い勝手を確認した。しかし、その製品は自社サーバーを構築して導入する必要があった。 「開業直後でいろいろとオペレーションが変更されることが多い環境下、コストをかけて自社サーバーを置いてシステム構築することは得策ではありませんでした。そこで、当時話題となっていたクラウドに着目したのです」 ある書籍で Google Apps for Business の存在を知った濱田氏は「自社が必要としているものに近い」と感じて製品を紹介するセミナーに参加。そこでメリットを確認し、経営上層部に導入を直訴し認められた。 Google Apps for Business 導入の効用「家のパソコンでもメールチェックができるようになり、数日間返信を止めてしまうという事態は減少しました。また、名刺をお渡ししたお客さまからのメールにすぐ返信できるようになり、営業上もメリットが生じていると思います」 そして、1 人年間 6000 円という費用も大きいと濱田氏は評価する。 「自社サーバーを構築することを考えれば、メンテナンスやバージョンアップなどを含めて比べものにならないくらい安く導入できたと思っています」 本社や各拠点にもGoogle Apps for Business を導入して統一させた。濱田氏は、これを機に Google ビデオ で経営者のメッセージを流したり、 Google サイトなどを活用して拠点ごとに異なる事務ルールを統一させるとともに、各店舗の紹介画面を作成するなどして、全社の一体感を高め、業務効率化、生産性の高い組織風土づくりを講じていくという。 「各店舗が競い合い、協力し合う企業風土を築いていきたいと思っています」
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