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製品導入前の状況と課題技術者集団である同社では、メールサーバーは Linux ベースのフリーウェアを使った手づくりのものを使用していた。そのユーザー数が 10～20 人程度のときは目立たなかったが、最近になって社員増などにより 50～60 人に増えたところで、問題が顕在化。 「メールシステムのトラブルが次第に増え、かつ人数が多くなってきた分、その影響度が重くなってきたのです。当社では、メールを使ってお客さまと図面のやりとりを行うことも多く、それが送れないとか、送られてきたものが開けないといった事態が生じてきたのです。これは当社のビジネスにおいて致命傷ともなりかねない問題です」と代表取締役社長の草柳秀二氏は言う。また、サーバーの容量も全体で 500GB 程度と多くなく、保管の必要のある一部のデータは各自のローカル端末に保存させていた。そのようなユーザー任せの管理では、データ消失のリスクが常にあった。さらに、手づくりによりセキュリティ対応も万全とはなっておらず、1 日 100～200 通もの大量のスパムメールにも悩まされていた。 「信頼性が高くないながらも何とか 3 年、5 年ともたせてきましたが、これ以上はリスクが大きいと判断し、メールシステムのリプレイスの検討を始めました」 Google Apps for Business 導入の経緯草柳氏らは、以前から知っていたいくつかのメールを比較検討。その中に、Gmail のほか、カレンダーやチャットなど、それまでも別のシステムで利用してきたアプリケーションが含まれる Google Apps for Business もあった。 「1 人 25GB という圧倒的な容量にもかかわらず、料金が年間 6000 円という安さに驚きました。しかも、自社でサーバーを構築管理する手間やコストも一切不要です。また、Gmail は検索能力が抜群で、メーリングリストをつくるのも簡単など便利なところがポイントが高かったですね。迷わずに Google Apps for Business を選びました」 Google Apps for Business 導入の効用品質面では、導入前のトラブルはほぼなくなり、安定したメール環境を取り戻した。コスト面では、以前はサーバーのメンテナンスなどに人件費を含めると年間で数百万円かかっていたが、それがほとんどゼロに。「ハードの増設などの心配をしなくて済むようになったのは大きい」と草柳氏は言う。そして、悩まされていたスパムがほぼ完璧にカットされるようになった。 なお、ユーザーの使い勝手を考慮し、Gmail はメールサーバーとして使用し、クライアントは従来使用していたものをそのまま使っている。 「ウェブメールとしての Gmail も利用できるようにして、使い分けられるようにしています」 従来のクライアントからでも、Google の検索機能はほぼ問題なく使えている。また、カレンダーやチャットも、当面は使い慣れている現行のシステムを利用し、いずれ Google Apps for Business への一本化を検討するという。 「メールのニーズはほぼ 100% 満たされましたが、せっかく豊富な機能が利用できるので、徐々に活用の幅を広げていきたいと考えています」
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