Apps for Business参考リンク:
Google Apps への移行
Microsoft Exchange や Lotus Notes から Google Apps へ移行することで、コストを削減し、煩わしい IT 管理作業を大幅に軽減することができます。
従来型 "コラボレーション" は時代遅れ
メールを使った添付ファイルのやり取りで、データを共有するのは効率的ではありません。
- メールで送信するにはサイズが大きすぎて、送信できなかったり、メール ボックスの容量が足りなくなってしまうことがあります。
- 受信側に互換性のあるソフトがなければ添付ファイルを開くことすらできません。
- 編集履歴（バージョン）の管理が難しく、どのファイルで作業すればよいかわからなくなる場合があります。
- 複数スタッフが非同期でデータを編集する場合、誰かが間に入って編集履歴を管理しなければなりませんが、この作業に時間をとられて他の作業ができなくなってしまいます。
ファイル共有がワークフローのボトルネックとなってしまう場合があります。
- 誰か一人が排他制御を解除し忘れると、他のすべてのユーザーがファイルにアクセスできなくなってしまいます。
- 互換性のあるソフトを持たないユーザーは共有ファイルを開くことすらできません。
- ファイル共有サービスを新しく構築する場合には IT 部門のサポートが必要です。
- 散在する複数の共有ファイル全体をまとめて検索したり、ブラウズしたりすることは容易でありません。
Google Apps がコラボレーション プロセスを円滑にします
Google ドキュメント は、企業のオフィス ツールの機能を強化し、添付ファイルを何度もメールでやり取りする必要もなくしてくれます。通常、Microsoft Office などのオフィス ツール利用して、プロジェクトをスタートさせますが、データの共同編集に Google ドキュメントを使用すれば、ファイルを簡単に共有することができます。Google ドキュメントでオンラインに保管した 1 つのファイルに全員がアクセスすれば、ファイル形式の互換性やメールボックスの容量、編集履歴（バージョン）の管理に頭を悩ます必要はなくなります。グループによる編集が完了したら、そのまま Google ドキュメントにファイルを保管しておけばよく、必要なら元のデータ形式でデータをエクスポートすることもできます。
動画は、従来型オフィス ドキュメントよりも、ユーザー個人に対して影響力のあるメディアです。Google ビデオの動画は、公開が社内に限定されており、安全に共有/閲覧することができます。専用のハードウェアやソフトウェアは不要です。
Google サイトを使用すればナレッジの共有は簡単です。さまざまな書式のテキストや添付ファイル、動画、写真、その他さまざまなタイプの情報をまとめて整理することができます。操作方法は画面を見ればすぐにわかるので、誰でも自分でその作業を行えます。特別な技術スキルは必要ありません。IT 部門に負担をかけることなく、リッチ メディアを活用するサイトを構築することができます。さらに Google の検索機能が組み込まれているので、社内の情報が瞬時に見つかります。
