Excelの魅力とは？完全無欠のツール？？

Excel、誰もが一度は耳にしたことがあるでしょう。実際、オフィスワークの現場で欠かせないツールとして、多くの人々に愛されています。では、Excelがこれほどまでに普及し、多くの人々から支持されている理由は何でしょうか？

‍

まず、Excelの最大の魅力はその「使いやすさ」にあります。初心者であっても、基本的な表の作成や簡単な計算はすぐに覚えることができます。そして、慣れてくると、関数を駆使した複雑な計算や、色々なグラフの作成も手軽に行えるようになります。このように、初心者から上級者まで、幅広いユーザーに対応した使いやすさが、Excelの大きな魅力となっています。Excelは「多機能」であるという点も大きな魅力です。予算の管理から在庫の一覧、さらには統計データの分析など、ビジネスのあらゆるシーンで活躍しています。このような多機能性が、多くの企業や個人にとって欠かせないツールとしてExcelを位置づけています。

‍

Excelは「カスタマイズ性」が高いという特徴も持っています。マクロを使用すれば、繰り返しの作業を自動化したり、特定の作業を効率化するカスタムツールを作成することも可能です。このようなカスタマイズ性が高い点も、多くの上級ユーザーから支持されている理由の一つと言えるでしょう。

‍

しかし、Excelの魅力をたっぷりと語ったところで、一つ疑問が浮かび上がってきます。それは、Excelは本当にデータ管理に最適なツールなのでしょうか？確かに、上記のような多くの魅力がありますが、データ管理の観点から見ると、いくつかのデメリットも存在しています。

‍

例えば、大量のデータを扱う際のパフォーマンスの問題や、複数人でのデータ共有の難しさなど、データ管理において考慮すべきポイントがExcelには存在しています。これらのデメリットについて、本記事では詳しく解説していきます。

‍

Excelは確かに素晴らしいツールですが、その使用方法や目的によっては、他のツールの方が適している場合もあります。データ管理のプロとして、最適なツールを選択するための知識を身につけることは非常に重要です。この記事を通じて、Excelの真の魅力と、データ管理におけるその限界を理解していただければ幸いです。

‍

※Teamsを活用したメンバーの把握については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsアプリ「Who」を活用して組織内のメンバー情報を管理・検索する方法

人事データをTeamsで管理・運用する方法

‍

①データの大量化に弱い

Excelは日常の業務や個人のデータ管理において非常に便利なツールですが、大量のデータを扱う際にはいくつかの課題が浮き彫りになります。特に、データの大量化に関する問題は、多くのユーザーが直面する可能性があります。

‍

Excelのセルの上限とは？

まず、Excelにはセルの上限が存在します。具体的には、Excelのワークシートは、1,048,576行 x 16,384列、つまり約1,700万のセルを持っています。これは一見多く感じるかもしれませんが、大規模なデータベースや研究データを扱う際には、この上限にすぐに達してしまうことがあります。セルの上限に達すると、新たなデータを追加することができなくなり、データの管理や分析が困難になります。

‍

大量のデータを扱う際の読み込み速度の問題

さらに、大量のデータを含むExcelファイルを開くと、読み込み速度が著しく遅くなることがあります。これは、PCの性能やメモリ容量にも依存しますが、ファイルサイズが増加すると、起動時間が長くなったり、操作が重くなったりすることが一般的です。特に、複雑な関数やマクロを多用している場合、計算に時間がかかり、作業効率が大きく低下することが考えられます。

‍

ファイルの容量が大きくなるとどうなる？

そして、Excelファイルの容量が大きくなると、他の問題も生じます。例えば、ファイルの保存や転送が困難になることがあります。特に、クラウドストレージやメールでのファイル共有を行う際、ファイルサイズの上限を超えてしまうと、データのやり取りができなくなることがあります。また、大きなファイルは破損のリスクも高まります。突然のPCのトラブルやソフトウェアの不具合により、大切なデータが失われることも考えられます。

‍

このように、Excelはデータの大量化に関していくつかの弱点を持っています。日常的なデータ管理や小規模な分析には問題なく使用できるものの、大規模なデータを扱う際には、他のデータベースソフトウェアや専用のデータ分析ツールを検討することが必要です。

‍

Excelの便利さや多機能性は確かですが、その使用目的やデータの規模に応じて、最適なツールを選択することが重要です。データの大量化に関するこれらの問題を理解し、適切なデータ管理方法を選ぶことで、より効率的かつ安全なデータ活用が可能となります。

‍

②複数人での共有が難しい

Excelを使用する際、特にチームでの作業やプロジェクト管理において、複数人でのデータ共有は避けて通れない課題となります。しかし、Excelには複数人での共有に関するいくつかの問題点が存在します。

‍

同時編集のリスクとは？

Excelのファイルを複数人で同時に編集する場合、データの上書きや編集内容の競合が生じるリスクがあります。例えば、AさんとBさんが同じファイルを開き、同じセルを編集して保存した場合、後に保存した方の編集内容で上書きされてしまいます。これにより、重要なデータが失われることや、誤った情報が保存される可能性が高まります。

‍

バージョン管理の難しさ

また、Excelにはバージョン管理の機能が限定的であるため、ファイルの変更履歴を追跡するのが難しいです。複数のバージョンが存在する場合、どのファイルが最新であるのか、どの編集がいつ、誰によって行われたのかを特定するのは一苦労です。これにより、作業の効率が低下するだけでなく、誤ったバージョンのファイルを使用してしまうリスクも生じます。

‍

クラウドサービスとの比較

近年、クラウドサービスを利用したオンラインのスプレッドシートツールが多く登場しています。これらのツールは、リアルタイムでの同時編集やバージョン管理、アクセス権の設定など、チームでの共同作業をサポートする機能を豊富に持っています。例えば、GoogleスプレッドシートやMicrosoftのOneDrive経由のExcel Onlineなどは、複数人での共有や編集が非常にスムーズに行えます。これに対して、従来のExcelは、これらのオンラインツールに比べて共有や同時編集の面で劣ってしまいます。

‍

Excelは個人でのデータ管理や分析には非常に優れたツールですが、複数人での共有や同時編集を前提とした作業には向いていないと言えます。チームでの作業やプロジェクト管理を行う際には、クラウドサービスを利用したオンラインのスプレッドシートツールを選択することで、効率的かつ安全なデータ共有が可能となります。Excelの強みと弱みを理解し、目的や状況に応じて最適なツールを選択することが重要です。

‍

③セキュリティの問題

データの管理や分析にExcelを使用する際、セキュリティは非常に重要な要素となります。特に、機密情報や個人情報を扱う場合、データの安全性を確保することは必須です。しかし、Excelにはセキュリティに関するいくつかの問題点が指摘されています。

‍

パスワード保護の限界

Excelには、ファイルやワークシートをパスワードで保護する機能があります。これにより、不正なアクセスや編集を防ぐことができると考えられがちですが、実際にはこのパスワード保護にも限界があります。インターネット上には、Excelのパスワードを解除するツールや方法が数多く存在しており、強固なパスワードを設定していない場合、容易に解除されてしまうリスクがあります。

‍

データ漏洩のリスク

Excelファイルは、USBメモリやメール添付など、さまざまな方法で簡単に共有や転送が可能です。このため、ファイルの取り扱いに不注意であると、第三者にデータが漏洩してしまう可能性が高まります。特に、クラウドストレージを使用しての共有や、公共のWi-Fiネットワークを利用したデータ転送は、セキュリティリスクが高まる要因となります。

‍

他のデータ管理ツールとのセキュリティ比較

近年、データベース管理システム(DBMS)や専用のデータ管理ツールが多く開発されています。これらのツールは、セキュリティを重視した設計がなされており、多層のセキュリティ対策やアクセス権限の設定など、高度なセキュリティ機能を持っています。例えば、エンドツーエンドの暗号化や二段階認証、アクセスログの取得など、データの安全性を確保するための機能が充実しています。これに対して、Excelは基本的なデータ管理ツールであり、これらの高度なセキュリティ機能は持っていません。

‍

Excelは日常的なデータ管理や分析には非常に便利なツールですが、セキュリティの観点から見ると、いくつかのリスクが存在します。機密情報や個人情報を扱う場合、またはセキュリティが重要な業務においては、専用のデータ管理ツールやDBMSを使用することを検討することが必要です。データの安全性を確保するためには、ツールの選択だけでなく、適切な取り扱いやセキュリティ対策の教育も重要です。

‍

※researcHR（リサーチャー）は、Teams/Slackに追加するだけでチームの「誰が・何を知っているか」を集約・共有するアプリです。

‍

④高度な分析や可視化が難しい

Excelは、データの整理や基本的な分析、グラフ作成には非常に優れたツールとして知られています。しかし、高度なデータ分析や複雑な可視化を求められる場面では、その限界も明らかになってきます。

‍

Excelのグラフ機能の限界

Excelには様々なグラフ作成機能が搭載されており、棒グラフや円グラフ、折れ線グラフなど、基本的なグラフは簡単に作成することができます。しかし、複数のデータセットを組み合わせた複雑なグラフや、高度なインタラクティブなダッシュボードの作成は、Excelの標準機能だけでは難しいです。また、デザインのカスタマイズ性にも限界があり、プレゼンテーションに適した美しいグラフの作成には手間がかかることが多いです。

‍

データの関連性を示すのが難しい

データの関連性やトレンドを明確に示すための高度な分析機能は、Excelには十分に搭載されていません。例えば、階層的なデータの関連性を示すツリーマップや、時間経過によるデータの変化を示すアニメーション付きのグラフなど、特定の分析手法や可視化手法を使用する場合、専用のツールやプラグインが必要となります。

‍

他のツールとの比較：どれが最適？

近年、データ分析や可視化のための専用ツールが多数登場しています。TableauやPower BIなどのツールは、高度なデータ分析や美しいダッシュボードの作成を簡単に行うことができます。これらのツールは、大量のデータをリアルタイムで処理し、インタラクティブな分析や可視化を提供することが特長です。また、クラウドベースのサービスも増えてきており、どこからでもデータにアクセスし、共有や編集が可能となっています。

Excelは、日常的なデータ管理や基本的な分析には適していますが、高度な分析や複雑な可視化を行う場合には、専用のツールを使用することを検討することが必要です。データの規模や分析の目的、使用環境などの要因に応じて、最適なツールを選択することで、より効率的かつ正確なデータ分析を行うことができます。

最後に、Excelの持つ基本的な機能だけでなく、市場に出回っている様々なデータ分析ツールの特長や機能を理解し、目的に合わせて適切なツールを選択することが、データを活用した意思決定やビジネスの成功に繋がります。

Excelは、その普及度と使いやすさから、個人からビジネスまで幅広いシーンでデータ管理ツールとして利用されています。しかし、本記事で触れてきたように、Excelにはデータ管理におけるいくつかのデメリットが存在します。適応したい業務内容を見極め、補完するツールも検討しながら最適化を検討していきましょう。

‍

※Teamsを活用したメンバーの状況把握については以下の記事でも詳しく解説しています。

Teamsアプリ「Who」を活用して組織内のメンバー情報を管理・検索する方法

人事データをTeamsで管理・運用する方法

‍

Excelでの運用に限界を感じている方はこちらもぜひご覧ください。

(DL無料)Teamsを活用した「脱Excel」事例集～Excel業務の負荷を削減する方法～