2023-08-03 09:00:43

メールが受信できない？主な原因と対策方法は？

メールソフトは、社員同士や顧客間のやりとりに欠かせないツールです。
そんなメールの受信に関するトラブルは、業務に支障をきたすおそれがあることから、早急に解決する必要があります。
本記事では、メールが受信できない不具合でお悩みのご担当者様へ向けて、考えられる原因と対策方法をご紹介します。
メールが受信できないときは、以下でお伝えする原因を一つひとつチェックして、トラブルの解決を目指しましょう。

メールが受信できない3大原因

メールが受信できないときは、主に「ネットワーク」「メールソフト」「PC」のいずれかに問題があると考えられます。

初めに、主な3つの原因について、概要を解説します。
まずは問題を大まかに把握してから、メールが受信できない原因を詳しく特定していきましょう。

原因1.ネットワーク

メールを受信できないときは、ネットワークに問題がないかを確認することが大切です。
そもそもPC・スマホ・タブレットなどの端末がネットワークに接続されていなければ、メールをはじめとしたオンラインのサービスはどれも利用できません。

ネットワークの問題を簡単に確認したいときは、メール以外のオンラインサービスの状態までチェックしてみると良いでしょう。

メールを含むすべてのオンラインサービスが利用できない場合は、端末がインターネットにつながっていないか、ネットワークに何らかの問題が発生していると考えられます。
一方、メール以外のオンラインサービスは問題なく利用できるにもかかわらず、メールの受信だけが上手くいかないときは、別の問題を疑います。

原因2.メールソフト

ネットワークが正常な状態なのにメールを受信できないときは、続いてメールソフトの問題を確認しましょう。
メールソフトで発生するさまざまなエラーや、入力ミスなどのヒューマンエラーによって、メールが受信できなくなっている可能性が考えられます。

そこで確認したいのが、受信ボックスの空き容量、送信したメールの添付ファイルのサイズ、迷惑メールボックスの中身などの情報です。

原因3.PC

ネットワークやメールソフトに問題がないと考えられる場合は、さらにPCの環境を見直してみるようおすすめします。
たとえば、PCにインストールしているウイルス対策ソフトが、メールの受信に何らかの影響を与えている可能性があります。

また、PCの周辺機器の接続状況や、契約関連などもチェックしてみましょう。

思わぬ原因でメールが受信できなくなっているかもしれません。

メールの受信不具合？一般的な原因と解決方法

ここからは、メールを受信できないときに一般的によくある原因と、基本的な対処法をご紹介します。

1.メールアドレスの入力ミス

「会員登録の完了メール」や「商品の購入確認メール」など、届くはずの自動送信メールが届かない場合は、メールアドレスの入力ミスが疑われます。

入力フォームに間違ったメールアドレスを記入した可能性がある場合は、サービスの運営者に問い合わせをすると安心です。

その際は、必要に応じて登録情報の修正や、メールの再送を依頼するといいでしょう。

2.メールボックスの容量オーバー

フリーメールサービスを利用している場合は、メールボックスの空き容量を確認してみましょう。
フリーメールサービスとは、「Gmail」「Outlook」「Yahooメール」のような無料で利用できるメールサービスを指します。

無料で使える点がメリットですが、利用できる容量に制限が設けられているのが一般的です。
受信ボックスや送信ボックスに多くのメールがたまって容量の制限をオーバーしてしまうと、新しいメールを受信できない状態になります。

この場合、メールを削除して空き容量を増やすことで受信できない問題を解決できる可能性があるため、お試しください。

3.添付ファイルが大きすぎる

画像などのファイルを添付した特定のメールだけが受信できないときは、添付ファイルのサイズをご確認ください。
添付ファイルのサイズが大きすぎると、送信者側のメールサーバーの容量オーバーが原因で、メールを送信できない場合があります。
送信者の方に依頼して、添付ファイルを別の方法で送ってもらうことで、メールを受信できるようになる可能性があるでしょう。

たとえば、ファイルをzip形式で圧縮してから添付したり、ファイル送信サービスにアップロードして共有したりしてもらうことで、サイズの大きいファイルを受信できるようになります。

4.迷惑メールフィルターで拒否されている

特定のメールだけが受信できないときは、迷惑メールボックスの内部も確認しましょう。
迷惑メールフィルターによって送信者のメールが拒否されている場合、受信ボックスには届かず、迷惑メールボックスに格納されてしまいます。

実際は迷惑メールではないにもかかわらず、送信者のメールが誤って拒否されてしまった場合は、該当のメールを選択して「迷惑メールではない」として登録してください。

次回以降は、正常なメールとして受信できるようになります。

5.サーバー障害が起きている

自社のネットワークやPCには問題がないのにメールを受信できない場合、メールサーバー側で障害が起きている可能性も考えられるでしょう。
サーバー障害の発生状況を知るには、サービスの公式WebサイトやSNSなどをチェックして、障害情報を確認する必要があります。
もしもサーバー障害が原因でメールが受信できない場合は、復旧作業が完了するまで待つことになります。

復旧後、再度メールを受信できるか確認してみましょう。

6.インターネットに接続されていない

メールを受信できないだけでなく、その他のオンラインサービスも利用できない場合は、インターネットの接続に問題があると考えられます。
その際は、該当の端末でWebブラウザを起動して検索することで、原因を特定しやすくなります。
もしブラウザ上でサイトを表示できなければ、インターネットの接続状況を確認しましょう。

Wi-Fiルーターの電源が入っていることをチェックするほか、ルーターや端末の再起動もお試しください。

また、公共の無料Wi-Fiを利用してインターネットに接続しているケースでは、電波が不安定になることも珍しくありません。
安定して通信できる環境でメールを受信できるかチェックするといいでしょう。

7.ドメインが失効している/プロバイダの契約が切れている

インターネットに関する契約の問題から、お使いのメールアドレスを利用できなくなることがあります。
ドメインの有効期限が切れて失効したり、プロバイダを解約したりすると、それまで付与されていたメールアドレスが利用できなくなるのです。

引き続き同じメールアドレスを利用するためには、基本的にはサービスの継続を検討することになります。

必要に応じて問い合わせや手続きを行い、メールアドレスを使える状態を保ちましょう。

8.セキュリティ対策ソフトの影響

PCに導入しているセキュリティ対策ソフトの影響で、メールを受信できなくなるケースも見受けられます。
セキュリティ対策ソフトは、サイバー攻撃の脅威からPCを守るための重要なソフトです。

しかし、まれにセキュリティ対策ソフトに搭載されたメール検査機能が、メールの送受信に影響を与えることがあります。
一時的にメール検査機能を停止した上で、メールを受信できるか確認してみましょう。

セキュリティ対策ソフトが原因である場合、ソフトを再インストールしたり、アップデートしたりすることで、問題が解消される可能性があります。

9.物理的な要因

何らかの原因でメールが受信できないときは、PCの周辺環境を改めて見直してみることも大切です。

LANケーブルが抜けている、ルーターの電源ケーブルが抜けているといった意外な原因で、ネットワークに接続できなくなっている場合があります。

また、落下や水濡れなどの物理的な衝撃によって機器が故障してしまうことも考えられるでしょう。

機器の故障が疑われるケースでは、修理や買い替えなどの対応が必要になります。

10.メールクライアントソフトの設定にミスがある

メールクライアントソフトを初めて利用するケースでは、設定内容にミスがないか、改めて確認しましょう。
ミスが原因でメールの送受信ができなくなっている可能性が考えられます。

設定の際は、メールアドレス・ユーザー名・パスワードなどを入力するほか、サーバー情報などの登録も行います。
入力ミスがないか、設定内容に誤りがないか、一つひとつチェックしてください。

正確に設定を行った上で、メールが受信できるか試してみましょう。

メールを受信できないときは専門家に相談を

ご紹介した10の原因と解決方法を試しても問題が解決できない場合は、専門家への相談もご検討ください。
メールをはじめとしたIT関連のトラブルは、専門知識がなければ原因を特定するのが難しい場合があります。
たとえば、専門家がチェックすれば速やかに発見できるような異変を見落としていて、なかなか問題が解決に至らない可能性も考えられるでしょう。

場合によっては、専門家が現地を訪問して状況を確認することで、思わぬ原因が見つかるケースもあります。

なかなか解決できないIT関連のトラブルにお悩みなら、専門のITサポートサービスへの相談も視野に入れてみてください。