世界的に有名なタスク管理術であるGTD。「用語として聞いたことはあるけれど、具体的な内容は把握できていない」「GTDを実践したいけれど、手順がわからない」など、GTDの運用に関して疑問や不安を抱えている方も多いでしょう。本記事ではGTDの概要について、実践するメリットや手順も含めて解説します。
記事の後半では、GTDを実践する際に利用すべきツールや、GTDをより効果的に実践する方法も解説しています。GTDを通して生産性を向上させたい方は、ぜひ参考にしてください。
GTDとは
GTDとは「Getting Things Done（物事を成し遂げる）」という言葉の略称です。世界的に有名な仕事術（タスク管理術）のことを指します。
GTDは生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が開発した仕事術で、どんな時でも心にゆとりを持って効率よく仕事をこなせる方法とされています。
GTDは仕事術であるため、ビジネスパーソンが取り入れるべきタスク管理術です。また、プライベートを充実させたい方にもおすすめです。
GTDを実践するメリット
実際にGTDを実践する具体的な方法を学ぶ前に、実践することで何が得られるのか把握しておくことが大切です。ここでは、GTDの実践による主な2つのメリットについて解説します。
生産性が向上する
いざ仕事を始めようと思っても「何をどう処理しようか？」と考えてしまい、実際に仕事に取り掛かるまでに時間がかかってしまうことがあります。また、気になる事柄ばかり意識してしまい、タスクに集中できないと悩んだ経験を持っている方もいるでしょう。GTDを実践することでタスクが明確になり、頭の中がクリアになります。そのため、やるべき作業に集中しやすくなり、生産性が向上するでしょう。
ビジネスとプライベート両方を管理できる
仕事の優先順位が明確になったとしても、プライベートで気がかりなことがあって集中できなければ生産性は向上しません。GTDを実践すればビジネスにおけるタスクだけでなく、プライベートのタスクまで一元管理できるようになります。
ビジネスとプライベート両方のタスクを明確にして、頭をクリアにすることがGTDのメリットです。
GTDを実践する5つのステップ
GTDは、以下の5つのステップから成り立っています。
- 把握する
- 見極める
- 整理する
- 選択する
- 更新する
ここでは、GTDの実施プロセスについて詳しく解説します。
把握する（全てのタスクを可視化）
まずは書類やメール、手帳などに記載されていることを集めてメモします。把握におけるステップで重要なポイントは以下の通りです。
- 頭の中にぼんやりと浮かんでいる事柄まで集める
- タスクの大小や作業中・未着手、プライベート・ビジネスなどは関係なく全ての情報を集める
見極める（必要なタスクのみを選ぶ）
全てのタスクを可視化した後は、その事柄に対応が必要なのかどうか見極めます。行動が必要ではない事柄は、頭の中から除外しましょう。対応が必要な事柄に対しては「次にとるべき具体的な対応策」を明確にします。
対応が必要なタスクの中で2分以内に完了するものは、できるだけ早急に対応することで頭がクリアになりやすいでしょう。
整理する（見極めたタスクを整理する）
対応が必要なタスクは、以下のカテゴリーごとに整理しましょう。
- ビジネスorプライベート
- プロジェクトごと
- 作業ごと（パソコンでしかできない作業とパソコンがなくてもできる作業を分けるなど）
- 複数のタスクが関係するor単体のタスク（上司に相談が必要など）
選択する（タスクを選択・実行する）
タスクが整理できたら、そのタスクを選択して実行します。どのタスクから取り組めばよいのかわからない場合は、以下の4つの基準を元に優先順位を定めて実行しましょう。
- 状況（パソコンが使える状況なのか？電話もできる状況なのか？）
- 使える時間（2、3時間のまとまった時間があるのか？5分程度の隙間時間しかないのか？）
- 自分の気力と体力（重めのタスクでも取り組めるのか？疲れは残っていないか？）
- 納期（納期が差し迫っているのか？まだ納期には余裕があるのか？）
更新する（タスクはその都度更新する）
GTDはタスクを整理して終わりではありません。行動のリストを見直しながら、タスクを最新の状態に保つ必要があります。タスクの更新により常にタスクが整理されるため、仕事に取り組む際に重要な集中力を高く保てるでしょう。
GTDに活用できるおすすめツール
本章では、GTDを実践する際に利用すべきツールを2つ紹介します。どちらのツールも無料で利用できるので、利用を検討してみてはいかがでしょうか。
Trello
Trelloは、直感的な操作でタスクを管理できるツールです。複数のタスクを視認性の高いガントチャート形式で一覧でき、カテゴリー移動や担当者振り分けも直感的に操作できます。ただし、添付ファイルの容量が少ない点がデメリットです。
＜Trelloの魅力＞
- タスクを一覧表示できるため、今やるべきことが明確になる
- 背景を好きな写真に変更するなど、見た目をカスタマイズしやすい
- スマホアプリにも対応している
公式サイト：https://trello.com/
Jooto
＜Jootoの魅力＞
- 付箋を貼ったり剥がしたりする感覚でタスクを管理できる
- ガントチャートで進捗が一目で確認できる
- 1つのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理でき、管理工数を大幅に削減できる
公式サイト：https://www.jooto.com/
GTDをより効果的に実践する方法
GTDを実践すれば、頭の中がクリアになるため生産性アップが期待できます。ここでは、GTDの効果を最大限に発揮するための方法を2つ紹介します。
使用するツールは1つに絞る
複数のツールを使用すると、どのタスクをどのツールで管理したか思い出す手間が生じてしまいます。できるだけ企業で用意されているツールを使用することで、効率化につながるでしょう。もしツールを取り入れていない場合は、先ほど紹介した無料ツールなどを利用してください。
タスクを人に任せることも重要
リストにタスクが書いてあるからといって、全てを自分で抱え込むとキャパオーバーになる可能性があります。サポートを任せられる同僚がいれば、協力を依頼しましょう。
まとめ
GTDを実践すれば、ビジネスだけでなくプライベートのタスクも管理できるようになります。生産性の向上にもつながるため、企業側にもメリットがあるでしょう。GTDを実践する際は、本記事で紹介した基本的なステップを確認し、実践しましょう。おすすめの無料ツールも紹介しているので、GTDの実践を検討している企業は本記事をぜひ参考にしてください。
