スケジュール管理やタスク管理、チャットや掲示板機能など、社内コミュニケーションの活性化や業務効率化に役立つグループウェア。
最終更新日: 2023年11月28日
中にはオープンソース型のものもあり、基本的に無料で活用できるうえにカスタマイズ性が高いのが何よりの魅力です。
この記事ではオープンソース型のグループウェアの中からおすすめの製品を厳選して3つ紹介。オープンソース型を活用するために欠かせないポイントもあわせて解説します。
無料で使えるオープンソースのグループウェアのおすすめは？
「SHIRASAGI」「GROUP SESSION」などがおすすめです。
オープンソース型ならではの特徴は？
ソースコードが公開されていて基本的に無料で導入できるうえに、自社環境にあわせて自由にカスタマイズできるのが特徴です。
おすすめのオープンソース型グループウェア3選
オープンソースのグループウェアの中から、おすすめの製品を厳選して3製品紹介します。
いずれも数多くの企業に導入されている実績のあるグループウェアで、大学などの教育機関や行政機関で利用されているケースもあります。
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SHIRASAGI(シラサギ)
SHIRASAGIは基本機能が無料で使えるオープンソースのグループウェアです。既存のシステムと連携させやすいのが特徴で、自社の環境に合ったカスタマイズができることから、企業のみならず大学や医療機関などでも導入されています。
中・大規模団体向けのシステムで、国内外の開発者やデベロッパーに継続的にメンテナンスされており、常に品質が向上し続けています。
カスタマイズには専門知識を持つ技術者が必要ですが、ワークフロー管理機能をはじめとした基本機能だけを利用するのであれば、そのまま導入しても問題ありません。
GroupSession
GroupSessionは、ユーザー数無制限で利用できるオープンソースのグループウェアです。
スケジュールや掲示板、在籍管理、施設予約といった多彩な機能を無料で利用でき、直感的で把握しやすいインターフェースと操作のしやすさによって、企業だけでなく地方自治体や教育機関への導入実績も豊富です。
オプションでスマートフォンから各種機能を利用できるGSモバイルや、スケジュールと連携したリマインダー機能などを利用できるCrossRideの実装もできます。
OSSカレンダー
OSSカレンダーは、その名の通り、カレンダー機能を主軸に据えたオープンソースのグループウェアです。
個人だけでなくチーム全体のスケジュール管理がしやすく、ユーザー数の制限もないため、多くの利用者が想定される大企業でも問題なく運用できます。
柔軟なカスタマイズが可能で、既存のサービスやソフトウェアと連携させることで、効率的な業務運営に寄与します。
オープンソース型のメリット
オープンソース型のグループウェアのメリットとしては、導入コストが安いことと、機能の柔軟なカスタマイズが可能な点が挙げられます。
自社に専門知識を持つスタッフがいないと導入・運用はなかなか難しいですが、システム開発の経験やスキルを持つスタッフがいれば、非常に費用対効果の高い運用ができるでしょう。
導入コストが安い
基本的に無料で導入・運用ができるのがオープンソース型のメリットです。初期費用がほとんどかからず、ユーザーアカウントごとに利用料金が発生することもないため、グループウェアの導入に予算をかけられない企業でも問題ありません。
ユーザー数が増えても利用コストが増えることはないため、中小企業はもちろん、数多くの社員が利用する大企業にもおすすめです。
柔軟なカスタマイズが可能
ソースコードを自由に書き換えて利用できるため、実質的に社内でいちからシステムを構築するのと変わらないのがオープンソース型の特徴です。自社のビジネス環境や現場での運用に合わせて修正が可能で、グループウェアの導入のために既存のシステム運用や、社内体制を大きく変える必要がありません。
ベンダーの提供しているグループウェアに比べ、自社にとって都合のよい形式で導入できるのが、オープンソース型の大きなメリットです。
オープンソース型のデメリット
一方、オープンソース型には以下のようなデメリットもあります。メリットとデメリットを比較したうえで、ベンダーの製品を選択するか、オープンソース型を導入するかを慎重に検討しましょう。
本格運用までに時間を要する
オープンソースのグループウェアは本格運用までに時間がかかるケースがほとんどです。既存製品とは違い、導入後すぐに利用できるわけではなく、自社にあった形にカスタマイズを要します。
はじめから利用できる機能が既製品のグループウェアに比べて少ないことが多いため、システム管理者が自社の環境に合うように調整したり、機能を追加したりするのに時間がかかってしまうでしょう。
特に既存のシステムとの連携をはかるなど、複雑な運用体制を構築する必要がある場合、現場で利用できるようになるまでに半年以上の期間が必要になるケースも珍しくないようです。
専門知識が必要
自社の環境に合ったカスタマイズが可能なのがオープンソース型のメリットですが、公開されているソースコードを修正・改良するには専門知識が必要です。機能の追加や調整は自社で行わなければならず、ITエンジニアをはじめとした専門スタッフがいない企業は、どうしても運用が難しくなってしまいます。
それに加えて、グループウェアの導入にあたってはサーバーやネットワーク機器なども自社で準備しなければいけません。定期的な保守・メンテナンスを行う専門スタッフが必要でしょう。
十分なサポートが受けられない可能性がある
ベンダーが有料で提供しているグループウェア製品に比べて、オープンソースのグループウェアは十分なサポートが受けられないケースが多いです。基本的に利用企業の責任において、自由にソースコードを改編してよいとされているため、不具合が生じた際には自社で解決をはからなければいけません。
有料のオプションとしてサポートを受けられる場合もあるようですが、既存の有料グループウェアのように、ベンダーのサポートは少ないと考えておきましょう。
オープンソース型を活用するためのポイント
オープンソースのグループウェアを活用するためのポイントを解説します。
グループウェアに限らず、オープンソースのソフトウェアは導入に向いている企業とそうではない企業があります。まずは自社がオープンソースに向いている企業であるかを確認しましょう。
オープンソース型が向いている企業は？
自社にITエンジニアやプログラミングに詳しいスタッフがいることが、オープンソース型を導入する大前提となります。導入から日々の運用まで専門知識が必要となり、さらに不具合やトラブルが起こった際には、自社で対応しなければならないため、常任の専門スタッフが求められるわけです。
また、本格運用までには時間がかかるため、長いスパンで導入を考えられる企業でなければならないでしょう。そういった条件を満たしたうえで、できるだけグループウェアの導入コストを抑えたい企業に、オープンソース型はおすすめです。
人材確保と社内環境の整備が必要
これからオープンソース型のグループウェアを導入する企業は、まず自社に専門知識を有するスタッフがいるかどうかを確認し、いない場合は人材を確保する手段を考えなければいけません。
導入・運用を外注することも可能ですが、有料のグループウェアを導入するよりも割高になってしまう可能性もあるので、コストとのバランスを考える必要があるでしょう。
さらに、グループウェアは多種多様な機能を有するソフトウェアであり、ほとんどの社員が日常業務で利用することになるはずです。
そのため、スムーズに運用できるように社内環境の整備も求められます。既存の業務フローを変えなければならない可能性もあるので、事前に現場の理解を得ておくことも重要です。
オープンソース型のグループウェアを活用しよう
オープンソースのグループウェアの特徴と代表的な機能、導入のメリット・デメリットを解説しました。オープンソース型は導入コストを抑えたい企業や、ソフトウェアの柔軟なカスタマイズが必要な企業におすすめですが、専門知識のある人材が必要で、目的に応じた運用体制を構築する必要があります。
メリットとデメリットを理解した上で、ベンダーの提供する有料のグループウェアを選択するのか、導入コストを抑えられるオープンソース型を導入するのかを慎重に決めましょう。
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