社内の情報整理はどう進めるべき？流れやポイント、便利なツールを紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

従業員が個々に紙の資料やデータを保管しており、社内の情報整理が進んでいないという企業も多いかもしれません。社内の情報整理がされていない状態では、必要な情報の所在がわからなくなり、現場の業務が滞ってしまうこともあります。万が一重要な情報を紛失してしまうと、コンプライアンス上のリスクにもなりかねません。そのため、社内の情報整理は、経営上非常に重要な取り組みといえるでしょう。

そこで今回は、社内の情報整理に取り組む際の流れやポイントについて解説します。また、社内の情報整理に役立つデジタルツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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そもそも情報整理とは？

情報整理とは、情報を収集してから、活用しやすい形へ並べ替えたり、整えたりすることです。つまり、社内における情報整理とは、社内に散在する資料やデータを一元化し、活用可能な形で現場へ共有することを指します。

多くの企業では、過去の研修資料やマニュアル、マーケティングデータをはじめ、使われていない貴重な情報が紙やWord・Excel・PDFなどの形で存在します。これらの情報整理に取り組むことで、事業活動を有利に進められるケースも少なくありません。近年はデジタルツールの発展に伴い、個人のノウハウを可視化して有効活用する「ナレッジマネジメント」も注目を集めています。社内の情報整理は、経営上必須の施策といえるでしょう。

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社内の情報整理に取り組むメリット

社内の情報整理に取り組むことで、具体的に企業にとってどのような利点があるのでしょうか。本章では、企業が社内の情報整理に取り組むメリットについて解説します。

情報探しの時間を短縮できる

社内のあちこちに資料やデータが散在していると、従業員が情報収集する際に時間がかかってしまいます。例えば、同じ情報を何回も探してしまったり、情報の所在を聞くために周囲の手を止めてしまったりする場合もあるでしょう。その点、情報整理によって社内の情報を一元化すれば、誰もが短時間で情報にアクセスできるようになります。結果的に一人当たりの業務効率が高まり、業務上の意思決定もよりスピーディにすることが可能です。

解決する課題：ほしい情報がすぐに見つからない

業務の属人化が解消される

企業によっては、マニュアルや手順書が社内に存在するものの、従業員が個々のデバイスで保管しており、活用されていない場合もあります。また、前任者がノウハウを継承しまま離職してしまい、誰も業務のやり方がわからなくなる例も珍しくありません。その場合、後任者がゼロからやり方を学ぶ必要があり、手間がかかります。

こうした“業務の属人化”を解消できるのが、社内の情報整理です。部署やチーム内のナレッジを集約して現場へ共有することで、誰もがスムーズに必要な情報へアクセスできるようになり、業務上のスキルを身につけやすくなります。結果的に新しい担当者が独り立ちするまでの時間が早くなり、引き継ぎの効率化を図れるでしょう。

解決する課題：ナレッジ共有が浸透しない。属人化している

イノベーションが起こりやすくなる

社内の情報整理に取り組むことで、今まで眠っていた貴重なデータや資料を有効活用できるようになります。例えば、過去のプレゼン資料や企画書、売上データ、社内研修の資料、顧客とのやり取り履歴、従業員の日報・週報などは、重要なナレッジです。こうしたデータをアイデアの種として活かすことで、新事業の創出にも取り組みやすくなります。イノベーションを起こすきっかけを生めるのが、情報整理の大きな利点といえるでしょう。

社内の情報整理に取り組むときの流れ

社内の情報整理に取り組む際には、どのような流れで進めればいいのでしょうか。本章では、社内の情報整理に取り組むときのプロセスを4つのステップで解説します。

【STEP1】情報整理の目的・範囲を明確にする

まずは、情報整理で達成したい目的を明確にすることが先決です。例えば、「過去のマーケティングデータを有効活用し、新商品を開発したい」「新入社員に業務ノウハウを共有し、独り立ちまでの期間を早めたい」などが挙げられます。ゴールが決まれば、おのずと収集すべき情報の内容や範囲も決まってくるでしょう。どの部署から・どのような資料やデータを集めるべきかを検討し、事前に該当部署へ協力を呼びかけておくことが大切です。

【STEP2】情報管理の方法を決める

従業員から収集した情報は、誰もがアクセス可能な場所で一元化する必要があります。そのため、情報管理用のツールを導入することも欠かせません。例えば、社内版ウィキペディアとしてナレッジを即時共有できる「社内wikiツール」、大容量のファイルやデータをクラウド上で保存できる「オンラインストレージ」、情報管理や社内決裁をデジタル化できる「グループウェア」などがあります。目的に応じて、最適なツールを選びましょう。

【STEP3】社内情報をツールへ集約する

ツールを導入したら、該当部署の従業員に資料やデータを登録してもらい、データベース上に情報を集約します。その際、従業員がツールの使い方を理解していないと、情報の集約が進みません。そのため、ツール導入時に勉強会やハンズオン研修を開催して、情報整理の意義やツールの操作方法について周知しておくことも大切です。

【STEP4】情報のタグやカテゴリを最適化する

情報を集約し終えたあとも、ツールの設定を調整しつつ、現場の使い勝手が良くなるようアレンジすることが重要です。例えば、情報がツール上の検索機能でヒットしやすくなるよう、各文書に登録されたタグやカテゴリを最適化するのも一つの工夫といえます。また、特定メンバー間のみで情報を扱いたい場合は、ツールの「管理権限」を設定するのも一案です。現場の状況や意見を分析しながら、ツールを柔軟に運用するよう心がけましょう。

社内の情報整理で意識すべき“3つ”のポイント

社内の情報整理を成功させるためには、具体的にどのような点を意識すればいいのでしょうか。本章では、社内の情報整理に取り組む際の重要なポイントについて解説します。

情報収集時のルールを決めておく

情報整理の際、情報によっては機密性が高く、扱わないほうがよいものもあります。そのため、「個人情報や社外秘の機密情報は取り扱わない」のように、扱える情報の範囲を事前にルール化しておくことが大切です。

また、情報の登録方法によって、検索しやすさも変わります。例えば、資料の件名にキーワードが含まれていたり、タグが正しく設定されていたりすると検索でヒットしやすくなるでしょう。検索しやすくなれば、情報収集にかける時間も短縮できます。そのため、情報を投稿する際のルールも決めておくことがポイントです。

形式知だけでなく“暗黙知”も集約する

情報には、大きく2つの種類があるといわれています。すでに文字や画像などで可視化されている「形式知」と、まだ言語化されておらず、従業員のなかだけに眠っているスキルやノウハウなどの「暗黙知」です。情報整理の際にはできるだけどちらも収集し、社内へ共有することで、よりナレッジの有効活用が進みやすくなります。

ただし、暗黙知は従業員一人ひとりが“経験則”として持っているだけなので、集約しにくいのが難点です。その際、社内wikiツールのようにフォーマットに沿って手軽にマニュアルや手順書を作成できるツールがあれば、従業員にノウハウの言語化を促しやすくなります。つまり、従業員一人ひとりの暗黙知も集約しやすくなるということです。ツール選びの際には、ツール上で文書作成が容易にできるかどうかも確かめるようにしましょう。

関連記事：ナレッジマネジメントで重要な形式知と暗黙知とは？

検索性能の高いツールを選ぶ

情報を一元化するためのツールは、検索性能の高さが重要です。例えば、資料内の文字をキーワードで「全文検索」できるツールであれば、件名・ファイル名に関係なく最適な情報を探し出せます。また、タグやフォルダで情報を階層分けできると、より必要な資料にたどり着きやすくなるでしょう。このように情報の検索精度が高ければ、現場でのナレッジ活用も活性化しやすくなり、従業員のパフォーマンス向上につながりやすくなります。

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社内の情報整理に役立つ社内wikiツール「NotePM」

社内の情報収集に役立つデジタルツールの一つに、社内wikiツールの「NotePM」があります。

NotePMを活用すれば、豊富なフォーマットに沿ってマニュアルや手順書などのドキュメントを手軽に作成でき、ツール上でリアルタイムに共有・公開できます。つまり、“暗黙知”である知識やノウハウも、従業員一人ひとりがスムーズに言語化して社内へ共有することが可能です。また、検索性能の高さもNotePMの特徴で、資料内の文字を全文検索できたり、タグやフォルダで情報を階層化できたりします。必要な情報をスピーディに取り出せるため、社内のナレッジ共有が進みやすく、業務の効率化や属人化の解消を実現しやすくなるでしょう。

まとめ

社内の情報整理に取り組むことで、ナレッジを有効活用できるようになったり、事業上の意思決定がスムーズになったりとさまざまなメリットがあります。社内の情報整理に取り組む際には、社内wikiツールやオンラインストレージをはじめ、情報を一元化するためのツールもあわせて導入することが大切です。文書作成を効率化でき、検索性能の高いツールをお探しの際には、ぜひ社内wikiツールの「NotePM」を活用ください。

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