こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
取引先や社員間でのデータのやり取りに便利な方法の一つに、ファイル共有サービスがあります。大容量のデータにも対応できる他、さまざまな機能が使えるサービスも増えており、利用を検討している企業も多いでしょう。そこで、この記事ではファイル共有サービスのメリットや選定ポイントなどについて解説し、さらにおすすめのサービスを紹介します。
• オンラインストレージとは？
• オンラインストレージでできる柔軟な共有
• 導入のステップ、ポイント
目次
ファイル共有サービスとは
ファイル共有サービスとは、社内外の任意の相手と書類や画像などをやり取りできるツールです。ダウンロード用のURLを相手に送るだけで、オンラインで簡単に共有できます。複数の端末から利用可能で、場所を選ばずに作業できるのも特徴の一つです。ここでは、ファイル共有サービスの種類、他のファイル共有方法について紹介します。
ファイル共有サービスの種類
ファイル共有サービスには2種類あります。1つは「ファイル転送型」で、ファイルを送る機能のみに特化したものです。一定期間が経つと、ファイルは削除されます。もう1つは「クラウドストレージ型」で、ファイルの保管と転送の両方に対応しています。細かい機能についてはサービスごとで違いますが、オンライン会議やチャットができるものなど多彩なサービスも増えているようです。この記事では「クラウドストレージ型」のファイル共有サービスについて解説していきます。
他のファイル共有方法
ファイル共有サービスを使わなくても、社外の人とファイル共有を行ことはできます。代表的な方法は、「メールやチャットに添付」と「フラッシュメモリ（USBメモリ）」です。メールやチャットは、ファイルを別のツールにアップロードする手間が掛かりません。ですが、添付できるサイズに制限があるため、大容量のファイルには向いていないでしょう。
フラッシュメモリは、指紋認証やPIN認証などのセキュリティ対策を行えることがメリットです。一方で、共有するためには手渡しや郵送の手間が掛かります。フラッシュメモリ自体を紛失したり盗難されたりするリスクもあるため、取り扱いには細心の注意が必要です。
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ファイル共有サービスが注目される理由
さまざまなファイル共有方法がある中でファイル共有サービスが選ばれる背景には、2つの社会的な変化が挙げられます。
テレワークの普及
コロナ禍によりテレワークが普及したことは記憶に新しいでしょう。それにより、社内・社外問わずオンラインで情報共有をする機会が増加しました。他の共有方法はファイルの転送に特化しているのに対し、ファイル共有サービスは保管と転送を一手に担えます。この便利さに注目が集まり、テレワークに適したサービスとしてニーズが高まりました。
サイバー攻撃の社会問題化
近年では国や企業を標的としたサイバー攻撃が増加しています。セキュリティ製品を手掛けるチェック・ポイントの調査によると、2022年に国内で1つの組織が受けた週平均のサイバー攻撃数は、前年より29％も増加しているそうです。こうした脅威から自社の情報資産を守るために、セキュリティ対策ができるファイル共有サービスを導入する企業が増えています。
ファイル共有サービスは高い安全性が保証されていますが、退職者のアカウントを放置したり、アカウントを使い回すとセキュリティリスクが高まる恐れがあります。詳しくは以下の記事で解説していますので、参考にしてください。
関連記事：クラウド管理とは？今重視されている理由やメリット、始め方を分かりやすく解説！
ファイル共有サービスの基本機能
はじめに、ファイル共有サービスの主な基本機能を紹介していきます。
ファイルの共有
ストレージにアップロードすることで、さまざまな相手とファイルの共有ができます。権限を許可したユーザーだけがファイルの閲覧やダウンロードが可能です。
データのバックアップ
アップロードしたデータの保管をする以外に、自動バックアップ機能も利用できます。サービスによっては複数の場所に保存するといった配慮もされており、万が一データ紛失があっても安心です。
ファイルの全文検索
ファイル名やフォルダ名だけでなく、WordやExcel、PDFなどのファイルの本文も含めて検索することができる機能です。検索結果は比較的スピーディーに表示されるため、必要なファイルが簡単に見つかります。
暗号化によるセキュリティ
データは企業にとって重要な財産です。ファイルを管理するうえでセキュリティは欠かすことができません。ファイル共有サービスの多くはファイルの管理などを暗号化で行い、情報漏洩に配慮しています。
アカウントの一元管理
チームやプロジェクトなど、さまざまなカテゴリーでのアカウント管理の一元化が可能です。また、必要に応じて閲覧制限をかけるなどの操作ができるサービスもあります。
オンライン会議やチャット
ファイルの共有と管理の他に、オンライン会議やチャット機能が使えるサービスも増えています。テレワークの導入など離れたメンバーとのミーティングや打ち合わせにも便利な機能です。
ファイル共有サービス導入のメリット
次に、ファイル共有サービスを導入することで得られやすいメリットについて解説していきます。
社内の情報を集約できる
ファイル共有サービスの導入により、社内の情報を一箇所に集約可能です。そうすると、ファイルの最新バージョンがどれで、誰が作成したものなのかが一目瞭然になります。ファイルを整理しやすいうえ、スムーズな情報共有を図れるでしょう。情報を集約する場合は、閲覧制限機能がついたサービスを選ぶのがおすすめです。ファイルの共有範囲を柔軟に変更できるため、情報漏洩のリスクも減らせます。
場所を問わずにファイルの共有が可能
ファイル共有サービスの多くは、PCやスマートフォン、タブレットなど複数の端末から利用が可能です。そのため、自分のPCが近くにないときでも、スマートフォンやタブレットから簡単にアクセスできます。出張先や移動中など、場所に左右されることなくいつでもファイルを共有できます。
複数人でも効率的に作業を進められる
ファイルが保存されているのはオンライン上に用意されたストレージです。そのため、同時に複数のユーザーが作業を進めることが可能で、結果として業務の効率化を図ることができます。テレワークで遠隔地にいるメンバーや頻繁にやり取りが必要なクライアントとも、時間を無駄にすることなくスピーディーな作業を実現してくれます。
費用を抑えた管理と運用ができる
企業にとってコストをできるだけ抑えるのは重要なことです。その点、ファイル共有サービスのほとんどが低コストでの利用を可能にしています。多くが月額での利用であり、定額またはユーザー数に応じて加算するといった形態のため無駄がありません。セキュリティ対策も万全なサービスが多く、費用を抑えながら運用ができます。
ファイル共有サービスの選定ポイント
ファイル共有サービスにはさまざまなものが出ています。その中から、自社に合ったサービスを選ぶために知っておきたいポイントを紹介していきます。
十分なデータ容量があるか
データ容量がどれくらい使用できるかは、ファイル共有サービスを選ぶうえでもっとも重要といえるでしょう。業種によってデータサイズに違いが出るものの、繁忙期になればデータ整理が追いつかないことも心配されます。実際にはすぐ利用することはなくても、余裕を持ったデータ容量のプランを選ぶことがポイントです。
利用できる端末やOSは充実しているか
利用できる端末の種類も、オンラインストレージを利用するうえでは押さえておく必要があります。たとえユーザーの多くがデスクワークだとしても、スマートフォンやタブレットからもアクセスできる方が作業効率は上がります。同時に、利用できるOSも自社に合っているか確認することも重要です。
セキュリティーはどうなっているか
オンラインストレージを利用するには、セキュリティ面に関しても依存することになります。どのようなセキュリティを導入しているのかを確認するだけでなく、それが自社のセキュリティポリシーに合致していることも選定のポイントです。
ファイル共有サービス おすすめ11選
ファイル共有サービスについて説明してきたところで、ここではおすすめのサービスを紹介していきます。それぞれに概要と簡単な特徴をあげていきますので、自分の会社に合ったものはどれか検討してみましょう。
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、PowerPointやWordファイルをアップロードして、簡単にファイル共有できます。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
料金プラン（月額）
• 全プラン共通： 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料
• 4,800円 / 8名 / 80GB
• 9,000円 / 15名 / 150GB
• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間：30日間
NotePM
URL: https://notepm.jp/
Dropbox Business
Dropbox Business は、必要なものがすべて1カ所に集約されたシンプルなファイル共有サービスです。共同編集者とのアクセスやツール、コンテンツなど作業中に使うものを同じ場所で操作でき、効率よく業務を進めていくことができます。Professional、Standard、Advancedの3つのプランがあり、どれも手ごろな価格で提供されています。
Dropbox Businessの特徴
- 遠隔でファイルの削減ができ、端末の紛失や盗難があっても安心
- グループ機能の利用でアクセス許可やメンバー管理がスムーズ
- iOS、Android、Blackberry、Windowsと利用可能なOSが豊富
Dropbox Business
URL: https://www.dropbox.com/business
関連記事：DropboxとNotePMを徹底比較！仕事効率化を実現するストレージの活用術も紹介
OneDrive for Business
OneDrive for Business は、Microsoftが提供しているビジネス向けのファイル共有サービスです。4つのプランから選ぶことができ、どれも手ごろな料金設定がされています。Business BasicプランにはWord、Excel、PowerPointが、Business Standardプランには、さらにOne NoteやOutlookなども含まれていてお得に利用できます。
OneDrive for Businessの特徴
- ランサムウェア検知で攻撃があったことを通知し、復元をサポート
- スマートフォンのアプリ利用で自分のPCにいつでもアクセスが可能
- 設定しておくだけで複数のフォルダー内のデータを自動バックアップ
OneDrive for Business
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business
Google ドライブ
Google ドライブ は、Googleが提供しているファイル共有サービスです。個人とチーム、ビジネスの3つのプランが用意されています。ビジネス用はGoogle Workspace（旧G Suite）というサービスです。Google WorkspaceではカレンダーにGmail、Meet、Chat、ドライブにドキュメントなどさまざまなツールが利用でき、中小企業から大きな企業まで対応できます。
Google ドライブの特徴
- 拡張ツールの使用で端末に関係なくオフラインでの作業にも対応
- Business PlusとEnterpriseプランなら最大250人までオンライン会議が可能
- クラウドとして高いセキュリティを優先し、大切なデータを保護する
Google ドライブ
URL: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/drive/
Box
Box は、社内に顧客、ベンダーとさまざまなパートナーとの共同作業をスムーズにしてくれるファイル共有サービスです。契約書類や新入社員のオンボーディング、デジタル資産の管理と、業務に必要な反復作業のほとんどを自動的に行うことを可能にしてくれます。さらに、1400以上ものアプリと統合ができ、高い利便性を実現しています。
Boxの特徴
- 組織の内部と外部の作業を監視し、さまざまな脅威からデータを保護
- コンプライアンスとガバナンスの簡素化により訴訟リスクを回避
- Office 365やZoom、Slackなど既存のアプリの継続使用が可能
Box
URL: https://www.box.com/ja-jp/home
Fleekdrive
Fleekdrive は、便利で安全性の高い企業向けのファイル共有サービスです。セキュリティ機能を高めながら、ファイル共有に必要な機能を充実させており、安全で快適に作業を進めることができます。Enterpriseプラン、Businessプラン、Teamプランの3つのプランから選べ、企業の業務に必要な機能を柔軟に選ぶことができるでしょう。
Fleekdriveの特徴
- ビューワー機能でAdobeやMicrosoftのファイルがブラウザで確認できる
- メールの通知機能でアカウントを持たない人とのファイル共有も可能
- ユーザーのすべての操作記録を5年間蓄積！問題発生にもスムーズ対応
Fleekdrive
URL: https://www.fleekdrive.com/
MEGA
MEGA は、使いやすさを重視したシンプルなファイル共有サービスです。エンドツーエンドの暗号化で管理するため、データはもちろん、通話やチャットも安全に保護されます。成長中のチームでも新たなメンバーを途中で簡単に追加することが可能で、ファイル共有や通話、チャットもスムーズに開始できます。
MEGAの特徴
- 電話会議で遠隔地で作業するメンバーとのミーティングもスマートにできる
- 古いファイルのダウンロードなどが可能でデータの上書きや紛失に対応
- 公開アップロードフォルダーで顧客からのファイルを直接受信できる
MEGA
URL: https://mega.nz/business
セキュアSAMBA
セキュアSAMBA は、社員100人未満の中小企業が使いやすい法人向けのファイル共有サービスです。PCはもちろん、さまざまな端末での利用が可能で、時間や場所にとらわれることなくファイルの共有と作業ができます。使いやすさを重視した「セキュアSAMBA」とセキュリティ対策を強化した「セキュアSAMBApro」の2つのタイプが用意されています。
セキュアSAMBAの特徴
- 最大450万円のIT導入補助金の利用が可能！さらに申請と導入もサポート！
- ビジネスプラン、ミディアムプラン、ライトプランは何名でも無制限
- 英語と日本語に対応した専任スタッフが導入から運用まで丁寧にサポート
セキュアSAMBA
URL: https://securesamba.com/
DirectCloud-BOX
DirectCloud-BOX は、ユーザー数無制限で利用可能なファイル共有サービスです。共有リンクでのファイル送受信やファイルサーバーへのクラウド移行など、さまざまな要望に対応してくれます。ベーシックプランからエンタープライズプランまで5つのプランが用意されており、社員数5000人の企業にも導入が可能です。
DirectCloud-BOXの特徴
- 直感的なわかりやすい操作で、PCスキルがない人でも安全で簡単に利用できる
- ユーザーやグループ単位でアクセスできるファイルを制限することが可能
- バックアップは複数の拠点を使用！災害時でもデータを適切に保護
DirectCloud-BOX
URL: https://directcloud.jp/
Fileforce
Fileforce は、可視化とセキュリティ、コンプライアンスと脅威防止の4つの機能が充実したファイル共有サービスです。操作がシンプルでわかりやすく、PCに慣れていないユーザーでも簡単にファイル共有ができます。企業に必要な機能が豊富で、建設会社、出版会社、旅行会社など、さまざまな業種において利用しやすいサービスです。
Fileforceの特徴
- アクセス許可や権限、共有設定などの管理と制御を一元化
- チームや部門、クライアントなど柔軟な組み合わせでワークスペースを共有
- 使い慣れているフォルダ構造でファイルや変更履歴を安全で簡単に管理
Fileforce
URL: https://www.fileforce.jp/
firestorage
firestorage は、無料で利用できる会員プランと、セキュリティをさらに強化した法人プランの2つから選べるファイル共有サービスです。ダウンロード追跡機能で、どのファイルを誰がダウンロードしたのか明確にできます。大容量での送信と保存が可能なうえに、ユーザー数の制限もありません。国内データセンターで日本人スタッフがサポートしてくれます。
firestorageの特徴
- 一般用firestorageのシステムがベースなため法人用も低コストでの運用を実現
- 専用サーバーと専用回線を利用することで高速での大容量アップロードが可能
- Amazon s3互換のシステムの導入でAmazon s3コマンドでのバックアップも対応
firestorage
URL: https://firestorage.jp/
ファイル共有サービスの導入事例
では最後に、ファイル共有サービスの導入によって業務の効率化に成功した2つの事例を紹介していきます。
オリンパスの事例
オリンパスは、カメラ以外にオーディオ製品や医療・ライフサイエンス技術など多岐にわたる分野で業務を展開しています。オリンパスが抱えていた課題は、迅速に新製品を市場に投入し、競争に勝つということでした。そのために必要だったのは、規制に対してのスピーディーな対応やM&Aを迅速に進めるための手段です。ファイル共有サービスを導入してからはクライアントとのコラボレーションもスムーズになり、迅速な取引や素早いキャンペーンの実施が実現できています。
ブラザー工業株式会社の事例
ブラザー工業株式会社では、営業がそれぞれに資料を管理してクライアントに提供するという方法が主流でした。しかし、配布作業だけで30分以上かかることも多いうえに、内容が更新されないままの資料があるなど一本化されていないという問題も抱えていたのです。ブラザー工業株式会社では問題を解決すべく、まず顧客管理システムとしてSalesforceを導入していました。Salesforceと連携可能なファイル共有サービスを採用し、導入後はファイルを1つ更新するだけですべて最新の情報で統一でき、作業効率は大きく改善されています。
ファイル共有サービス運用時の注意点
ファイル共有サービスを運用する際には、自社に合ったルールを作ることが重要です。ここでは、運用に必要なルールと、ルールを浸透させる方法を解説します。
フォルダの構成
社員1人ひとりが独自にフォルダを作ってしまうと、乱雑な構成になる可能性があります。そこで社内共通のルールを設けて、フォルダを整理することが大切です。たとえば、「第一階層はプロジェクト単位で分ける」「作業中ファイルと作業完了ファイルでフォルダを分ける」などのルールを設けると、ファイルを見つけやすくなります。
ファイルの共有権限
ファイル共有サービスでは、共有相手の権限を「閲覧のみ」「編集可能」などの設定が可能です。この設定を誤ってしまうと、社外の人に共有する際に情報漏洩するリスクがあります。そうならないように社内共通ルールとして、ファイルの分類ごとに権限の種類を決めるといいでしょう。社内に対しても部署ごとや役職ごとにグループ分けを行い、フォルダの内容に沿って柔軟に権限を変えていくことが大切です。
ファイルの保管期限
ファイル共有サービスは利用可能な容量が決まっているため、不要なファイルまで保管していると容量の上限に到達してしまいます。そうした事態を防ぐために、ファイルごとやフォルダごとに保管期限を設定するのがおすすめです。同時に、期限が過ぎたファイルの処理をどうするのかも決めておきましょう。一定期間経過後はアーカイブとして残しておくと、重要なファイルを誤って削除してしまうリスクを低減できます。
ルールの明文化と更新
サービス導入時に設定したルールは、マニュアルとして明文化することが重要です。クラウド上で共有するとテレワーク中でも確認しやすいため、ルールを浸透させられる効果があります。ただし、はじめから完璧なルールを作る必要はありません。運用後に随時アップデートしながら、自社にあった形にするといいでしょう。
ファイル共有サービスのマニュアルを作成する際は、「マニュアル作成ツール」を活用するのがおすすめです。クラウド上で誰でも簡単にマニュアルを閲覧・編集することができるため、テレワーク中の確認や、こまめな更新にも適しています。
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ファイル共有サービスは機能と特徴を比べて選ぼう
ファイル共有サービスは、クライアントやチームメンバーなどさまざまな相手と簡単にファイルを共有できます。サービスごとに機能や特徴、料金などが異なるため、自社に必要なものはどれかをじっくり考えて検討することが大切です。無料のトライアル期間を利用して、気軽に試してみるのもいいかもしれません。スムーズで安全なデータ管理と作業効率のために、ファイル共有サービスを有効活用しましょう。
• 属人化を解消したい
• ベテラン社員のノウハウを継承したい
• バラバラな業務品質を標準化したい
• ナレッジマネジメントの進め方を知りたい
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
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- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
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URL: https://notepm.jp/