「組織図ってどうやって作るの？」
「いい組織図ってどんな感じのもの？」
会社の組織図を作りたいけれど具体的な手順やうまくやるためのポイントがわからない、とお悩みではありませんか？
実は、組織図を作るのはそう難しいことではありません。
以下の手順に沿って進めることで、誰でも組織図を作ることができます。
この記事では上記の手順について、何をどのようにするのかという具体的な内容を丁寧に解説します。
また実際に組織図を描く手順については、SmartArtとExcelで行う方法を図解するため、そのまま真似するだけで組織図が作れます。
ただし注意が必要なのは、見た目だけではなく質的にもよい組織図を作るためにはいくつかのポイントを押さえる必要があるということです。
よい組織図は、社員や取引先にとって有益な情報源となり、会社のビジョンを実現するためにも欠かせないものです。
そのため、できるだけ質の高い組織図を作ることが大切になるのです。
そこでこの記事では、以下について詳しく解説します。
▼組織図を作る具体的な手順
▼見やすく使いやすい組織図を作るためのポイント
▼よい組織図と悪い組織図の具体例
▼組織図を作るメリット
この記事を読むことで、「組織図を作る具体的な方法」がわかり、実際に自分で組織図を作ることができるようになります。
また、「よい組織図を作るためのポイントや具体例」も知ることができるため、作成した目的をしっかりと果してくれる質の高い組織図が出来上がるはずです。
そして、「組織図を作るメリット」についても理解できることから、組織図を作ろうという決意が固くなりモチベーションも上がるでしょう。
会社を発展させる基礎となる組織図を納得のいくものに仕上げるために、ぜひ最後までお読みください。
目次
1. 組織図を作る手順
組織図を作る手順は、以下の流れになります。
まずは組織図を作る目的と形式を検討し、それに応じた組織図を実際に描いた後、出来上がったものを確認して関係各所に公開します。
組織図を作るときくと、実際に描く部分だけをイメージする方も多いかもしれませんが、その前後のプロセスもとても重要です。
なぜなら、作る目的を明確にすることでそれに適した組織図の形が決まり、作成後の確認によってブラッシュアップされ、適切に周知することで初めて組織図が機能するからです。
つまり、闇雲に図を描いて終わりという作り方ではダメで、上記3つのSTEPを踏むことで、よい組織図を作ってうまく活用するということが叶うのです。
そこで次章からは、組織図を作る手順3つのSTEPについて、具体的な方法を解説していきます。
2.【STEP1】何のためにどのような組織図を作るのか決める
まずは、何のためにどのような組織図を作るのか決めましょう。
作る目的や組織の構造によって、最適な組織図の形は異なります。それを見出すための方法について、解説していきます。
2-1. 組織図を作る目的を明確にする
最初に行うことは、組織図を作る目的の明確化です。
なぜなら、組織図をどのように活用したいのかによって、作るべき組織図の形が決まってくるからです。
一般的に、組織図を作る目的には以下のようなものがあります。
・社員に組織構造の理解を促す
・指揮命令系統を明確化する
・構造の可視化を基に組織戦略を練る
・外部に自社の特徴を発信する
例えば、社員同士がその存在や役割を理解し合うことや連絡網としての機能を目指すのであれば、全社員の個人名を載せるレベルの詳細な組織図が適しているかもしれません。
一方で、取引先に自社の組織構造を伝えるために作るのであれば、各部門の名称と関連性がわかる程度の大まかな組織図でよいでしょう。
つまりは、目的が違えばそれに応じて組織図の内容も変わってくるということです。
組織図をうまく活用するためには目的に応じた形にすることが必要であり、それには何のために作るのかということをしっかりと把握しておくことが欠かせないのです。
2-2. 組織の構成要素を洗い出す
次に、組織に必要な機能や既にある部門・担当者を確認し、情報を集めます。
例えば新規に立ち上げる予定の会社で組織図を作るのであれば、「企画」「マーケティング」「顧客サポート」など、事業に必要な機能を挙げてそこに担当者を置くことになります。
既存の組織で作るのであれば、各部門の名称や役割を確認し、担当者の氏名・連絡先などに関する情報を収集します。
このように組織の構成要素を全て洗い出すことが、組織の構造を把握することにつながります。
2-3. 組織図の種類を選ぶ
組織の構成要素を洗い出したら、上下関係や機能的な関連性について分析し、組織の構造を確認します。
その構造に応じて、組織図の種類を選びましょう。
組織図の種類には、主に以下の4つがあります。
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階層型組織図 |
責任と権限が上層部に集中しているトップダウンの組織 |
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部門別組織図 |
役割と機能に応じた各部門が同等の責任と権限を有している組織 |
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マトリックス型組織図 |
メンバーが複数の役割や機能を担う組織 |
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フラット型組織図 |
階層性がなく個々のメンバーが責任と権限を有している組織 |
2-3-1. 階層型組織図
階層型組織図とは、会社の最高責任者をトップとして、その下には権限と責任の強い順にメンバーを配置していく組織図です。
別名ピラミッド型とも呼ばれ、従来型の組織構造であるため最も広く使われています。
2-3-2. 部門別組織図
部門別組織図とは、会社の最高責任者をトップとして、その下には共通の役割を担うメンバーを集めた部門を配置していく組織図です。
例えば、「営業」「総務」「人事」など機能別の部門や、「自家用車」「農業用車両」といった商品、「関東」「近畿」といった地域別の部門に分類・配置します。
部門別組織図は階層型組織図と形は同じですが、内容が異なります。
階層型組織図がひとつの組織におけるメンバーの立ち位置を表すのに対して、部門別組織図は「部門」という複数の組織の全体像を表すというイメージです。
そのため、階層型におけるトップダウンに限定されず、各部門も独自に意思決定できる権限を有しているケースが多くなります。
2-3-3. マトリックス型組織図
マトリックス型組織図とは、2つの異なる組織構造を縦軸と横軸に配置して、格子状に組み合わせる組織図です。
例えば、「A製品の〇〇地域販売担当」などのように、メンバーが2つの役割と指揮系統の下にあるケースで使用します。
2-3-4. フラット型組織図
フラット型組織図とは、文字通り「水平」な構造の組織図です。
中間管理職層がほぼ存在せず、責任者と従業員の2つのレベルでメンバーを配置します。
3.【STEP2】組織図を描く
組織図を作る目的と形式が決まったら、実際に組織図を描いていきましょう。
組織図を描く方法には色々ありますが、おすすめなのはofficeの「SmartArt」機能を使って作る方法です。
用意されたテンプレートを編集するだけなので、簡単な操作で見栄えのよい組織図が作れます。
そこでこの章では、階層型組織図を例にして、SmartArtで組織図を作る方法を図解していきます。
加えて、手書き感覚で自由に作りたいという方向けに、ExcelでSmartArtを使用せず描く方法もご紹介します。
3-1. SmartArtで描く
「SmartArt」機能は、Excel・PowerPoint・Wordのどれでも使うことができます。
3-1-1. SmartArtを起動し組織図のテンプレートを挿入する
まず、［挿入］タブの［図］グループにある［SmartArt］ボタンをクリックします。
Excelの場合
PowerPointの場合
※コンテンツプレースホルダ内の［SmartArt］ボタンをクリックする方法もあります。
Wordの場合
次に表示される画面で、［階層構造］⇒［組織図］⇒［OK］の順にクリックします。
これで、組織図のテンプレートが挿入できました。
3-1-2. 図形を追加して組織図の形を作る
図形（組織図内のマス）の数が足りなかったり配置が違う場合には、図形を追加して形を整えていきましょう。
例えば、赤枠で囲った図形と同列に図形を追加したいときには、［対象の図形を選択］し、［SmartArtのデザイン］タブの［図形の追加］で［後ろに図形を追加］をクリックします。
すると、以下のように図形が追加されます。
下列に図形を追加したいときには、同じ手順で［下に図形を追加］をクリックすると、階層を広げていくことができます。
ちなみに上の図では、上下の階層をつなぐ線の形がそれより上のものと違っています。
これを修正するためには、修正したい線の基にある図形を選択し、［SmartArtのデザイン］タブにある［レイアウト］の［標準］をクリックします。
すると、真っ直ぐに下の階層へと伸びる線に変更されます。
また、いらない図形を削除したいときには、以下の方法で削除できます。
・削除したい図形を選択して［Delete］キーを押す
・削除したい図形上で右クリックし、メニュー内の［切り取り］をクリックする
3-1-3. 図形内に文字を入力する
組織図の形がある程度できたら、図形の中に文字を入力していきましょう。
各図形の［テキスト］と書いてある部分を直接クリックして入力するか、組織図の隣にあるテキストウィンドウを使って入力します。
ちなみにこの時点では、文字のフォントや改行の具合を調整する必要はありません。
文字の入力や図形の追加・削除という操作によって、調整してもまた自動的に変化してしまうためです。
最後にまとめて調整する方が効率的なので、それまでは放っておきましょう。
3-1-4. 図形の色や文字を調整する
最後に、図形の色や文字を整えて、見栄えをよくしましょう。
［書式］タブにある［図形のスタイル］や［ワードアートのスタイル］で、図形や文字の色を変えることができます。
また、文字のフォントやサイズを変えたい場合には、［ホーム］タブの［フォント］から変更できます。
3-2. ExcelでSmartArtを使用せず描く
テンプレートは使用せず、手書き感覚で自由に組織図を描きたいという場合には、ExcelでSmartArtを使用せず描くという方法があります。
この方法には以下の2通りがあるため、やり易そうな方を選びましょう。
・罫線で作成する
・図形で作成する
3-2-1. 罫線で組織図を作成する
■セルを正方形に変更する
まずは下準備として、全てのセルを正方形に変更します。
こうすることで、組織図の図形が作りやすく、罫線を綺麗に引くことができます。
シートの左上角にある［全選択］ボタンをクリックし、A1セルの高さと幅を変えて正方形にすると、全てのセルが正方形になります。
■組織図のマスとなるセルを作成し、必要数コピー＆ペーストする
セルを結合して組織図のマスを作り、必要な数を必要な場所にコピー＆ペーストします。
このときの注意点として、「偶数列偶数行のセルを結合する」「セル同士の間隔も偶数列偶数行にする」ようにしましょう。
そうすることで、セルの中央に罫線を引くことができるため、美しく仕上がります。
■セル内に文字を入力する
各セルの中に文字を入力し、フォントを調整します。
■罫線を引く
作成したセルの外枠に罫線を引きます。
同じ罫線を引きたいセルを［ctrl］ボタンを押しながら全て選択し、［ホーム］タブの［フォント］グループにある［罫線］ボタン内の［外枠］をクリックします。
すると、組織図のマスが出来上がります。
次に、組織図のマス同士をつなげる罫線を引きます。
例えば、社長と部長の間に縦線を引きたい場合には、以下のようにセルを選択して［右罫線］をクリックします。
部長と部長の間に横線を引きたい場合には、以下のようにセルを選択して［上罫線］をクリックします。
また、［罫線の作成］を選んでペンを表示し、自由に罫線を引くことも可能です。
この要領でマスの間に縦横の罫線を引き、全体をつなぎ合わせれば組織図が完成します。
3-2-1. 図形で組織図を作成する
■セルを正方形に変更する
まずは下準備として、全てのセルを正方形に変更します。
こうすることで、組織図の図形が作りやすく、綺麗に線を引くことができます。
シートの左上角にある［全選択］ボタンをクリックし、A1セルの高さと幅を変えて正方形にすると、全てのセルが正方形になります。
■組織図のマスとなる図形を作成し、必要数複製する
シートに図形を挿入し、組織図のマスを一つ作ります。
文字の入力やフォントの調整・色の変更もしてから、必要な数を必要な場所に複製します。
図形の挿入は、［挿入］タブの［図］グループにある［図形］ボタンの中から好きな形をクリックして行います。
図形を挿入する際には、［alt］キーを押しながらドラッグすると、セルにぴったりと一致する大きさの図形ができます。
また図形の複製は、複製したい図形を選択し、［ctrl］キーを押しながら複製したい場所にドラッグすればOKです。
このときの注意点として、「偶数列偶数行の大きさの図形を作成する」「図形同士の間隔も偶数列偶数行にする」ようにしましょう。
そうすることで、セルの中央に線を引くことができるため、美しく仕上がります。
■図形内の文字を修正する
各図形の中の文字を、適切なものに変更しましょう。
■各図形を線でつなげる
最後に、配置した図形（組織図のマス）を線でつなぎます。
線もマスと同様に、［挿入］タブの［図］グループにある［図形］ボタンの中から選択して挿入します。
マスの間に縦横の線を挿入し、全体をつなぎ合わせれば組織図が完成します。
4.【STEP3】描いた組織図を確認・周知する
組織図を描いたら、最後のSTEPとして確認と周知を行いましょう。
「よいものを作って使えるようにする」ところまで行うのが、組織図を作るということです。
4-1. 適切かつわかりやすいかどうかを複数人でチェックする
組織図を描いたら、作成に関わっていない人も含めた複数人でチェックを行いましょう。
チェックする視点は、以下のような部分です。
・組織の構成要素が全て載っているか（情報の抜け漏れがないか）
・名称の誤りはないか
・指揮系統や協力関係など上下左右の関連性は適切か
・目的に応じた情報量になっているか
・「見やすい」と感じられるかどうか（文字のフォントや大きさ・色・余白の広さなどの印象）
修正した方がよさそうな点については協議し、「誰が見ても同じく理解できる」ことを目指してブラッシュアップすることをおすすめします。
4-2. 目的に応じた対象へ公開する
組織図が完成したら、目的に応じた対象へ向けて公開しましょう。
例えば、社員の情報源にすることが目的であれば、イントラネット上に掲示したり、デスクですぐ確認できるようにカード化して配布するなどの方法があります。
また、社外に自社の組織構造を伝えることが目的であれば、ホームページ上で公開する他、パンフレットやプレゼン資料に掲載するということもできます。
大切なのは、狙った相手に届く方法で公開し、しっかりと活用してもらうことです。
5. 見やすく使いやすい組織図を作るためのポイント
組織図の作り方を理解できたところで、見やすく使いやすいようにするためのポイントについても確認しておきましょう。
以下のような工夫をすると、見やすく使いやすい組織図を作ることができます。
それぞれの内容について、解説していきます。
5-1. 図形や色を統一する
組織図を構成する図形や線については、色や形を統一しましょう。
図形や色に統一感があると、全体的にスッキリと美しい印象に仕上がり、記載されている情報が頭に入ってきやすくなります。
例えば、以下2つの組織図はどちらが見やすいでしょうか？
上の組織図は、図形の色や形がバラバラで、統一感がありません。
また、図形の大きさの違いには何か意味があるのか？
など、不要な考察や誤った解釈を招く可能性もあります。
その点下の組織図では、図形の色と形が統一されており、綺麗にまとまって見えます。
そのために余計な情報が入ってこない分、組織の構造という本質的なことが伝わりやすくなるのです。
加えて、同系色の濃淡を活用することで、各メンバーの立ち位置の違いを表現しています。
5-2. 図形の高さや余白の幅を揃える
見やすく美しい組織図を作るという点では、図形の高さや余白の幅を揃えることも重要です。
例えば、以下2つの組織図はどちらが見やすいでしょうか？
上の組織図は、図形の高さや余白の幅がバラバラで、雑に作られた印象に見えてしまいます。これを社外に公開したら、正確で緻密な作業ができない会社だと思われかねません。
その点下の組織図では、図形の高さや余白の幅が揃っているため、見やすく美しいという印象を与えます。
5-3. 情報を過不足なく記載する
見た目だけの問題ではなく、質的にも見やすく使いやすい組織図にするためには、情報を過不足なく記載することが大切です。
ここでいう「過不足なく」とは、「目的に応じた量で」ということです。
例えば以下のように、目的によって不可欠な情報があるため、漏れがないように注意しましょう。
一方で、労力の無駄や見にくさにつながるため、不要な情報を載せないようにすることも同じように大切です。
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組織図を作る目的 |
不可欠な情報 |
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社員に組織構造の理解を促す |
全部門の名称と役割・代表者およびメンバーの氏名 |
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指揮命令系統を明確化する |
各部門の責任者・メールアドレスや電話番号などの連絡先 |
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構造の可視化を基に組織戦略を練る |
全部門の名称および役割・メンバーの氏名 |
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外部に自社の特徴を発信する |
各部門の名称・問い合わせ担当者の氏名および連絡先 |
大切なのは使う人が求める情報を載せることであり、それによって見やすく使いやすい組織図として活用されるようになるのです。
5-4. 適宜メンテナンスをして最新情報にする
見やすく使いやすい組織図としてその質を維持していくためには、適宜メンテナンスをすることも欠かせません。
記載してある情報に変更が生じたら、都度修正して最新版を提供できるようにしましょう。
少なくとも、組織の形態やメンバーが変わりやすい新年度の見直しはマストとし、それ以外でもできるだけこまめにチェック・修正することをおすすめします。
6. 【具体例】よい組織図と悪い組織図
組織図の作り方のまとめとして、よい組織図と悪い組織図の具体例について確認しておきましょう。
まずは、組織図の「悪い例」をご覧ください。
【悪い例】
この組織図には、情報が少なすぎます。
3つの部門を抱えた会社だということはわかりますが、それ以下の組織がどうなっているのかわからないために、各部門の機能がうまく伝わってきません。
また、部門に挙げられている人物は誰なのかがわからないため、連絡や問い合わせ先として妥当なのかどうか判断しにくい点も問題です。
それでは次に、組織図の「よい例」をご覧ください。
【よい例】
この組織図だと、見る人が「〇〇という役割や機能を担っている部門はどこか？」ということや、「誰に問い合わせればよいか？」ということをよく理解できます。
なぜなら、各部門が抱える係の名称までが明記されていることで、その部門がどのような機能をもつのかということがイメージしやすいためです。
また、階層毎に担当者が明記されていることで、どのレベルの案件を誰に問い合わせればよいかということがわかりやすくなっています。
そのため、組織の構造や機能が伝わりやすく、活用されやすい形になっているのです。
7. 組織図を作るメリット
ここまで組織図の作り方について解説してきましたが、もしまだ「大変そう」「面倒」と感じているようであれば、組織図を作るメリットを考えてみましょう。
組織図を作るメリットには以下のようなものがあり、組織がうまく機能するのに役立ってくれます。
そう考えると、多少の手間をとられたとしても組織図を作ってみようと思えるのではないでしょうか。
7-1. 社員が組織の構造や自分の立ち位置を理解できる
組織図を作ると、組織の構造が可視化されます。
それによって、社員が「自分はどのような組織の中でどこを担っているのか」ということを理解できるようになります。
組織の中での自分の立ち位置を理解することは、どのような役割を果たすべきなのかが明確になることで能動的に行動したり、適切に指示や協力を仰げることにつながります。
また、キャリアアップの道筋がわかることによって、仕事に対するモチベーションが上がることもあります。
このように組織図は、社員のパフォーマンスを上げて会社を活性化することに役立つのです。
7-2. 指揮命令系統が明確になる
組織図を作ると、部門やメンバーの関係性がよくわかるようになります。
特に上下の階層性が可視化されると、指揮命令系統が明確になるというメリットがあります。
指揮命令系統が明確であるということは、メンバーが報連相する相手を正確かつ速やかに認識できるということにつながるため、トラブルの予防や仕事の質向上に役立ちます。
7-3. 役割や権限を適切に分配できる
組織図を作る際に組織の構成要素を洗い出すことで、組織の問題点が明らかになる場合もあります。
よくあるケースとしては、特定の部門に重要な役割が集中してオーバーワークになっていたり、権限がうまく分配されていず速やかな意思決定や新しいアイデアが妨げられているなどです。
このような問題点に気付いて組織構造を修正し、役割や権限を適切に分配できるということも、組織図を作るメリットだといえます。
7-4. 外部に会社の健全性をアピールできる
組織図を外部に公開することで、会社の健全性をアピールして信頼を得やすくすることも可能です。
例えば、多様な部門を抱えていることが伝われば、どんな仕事にもマルチに対応してくれそうだからとりあえず頼んでみようと思ってもらえるかもしれません。
また、専門性の高い担当者が揃っていることが伝われば、質のよい仕事をしてくれそうだという安心感を提供できます。
そして、監査や教育などの役割を担う部門を設けていることが伝われば、透明性が高く向上心のある会社だと好意的に受け止められることもあります。
つまり組織図は、外部からの信頼を得てビジネスチャンスを広げることにも役立つのです。
8. 組織図は経営計画を立てる上でも重要な存在
組織図を作ることには様々なメリットがあるだけではなく、会社の経営計画を立てる上でも不可欠な作業になります。
経営計画とは「会社のビジョンに基づいて経営の戦略や具体策を定めた計画」のことで、会社の維持・成長のために必要なものです。
この経営計画を立てるステップの中には、組織図の作成が含まれます。
会社のビジョンを実現するためには適正な役割分担が必要で、それを明示するのが組織図だからです。
経営計画についてもっと詳しく知りたい方は、「経営計画とは？会社の成長のために不可欠な理由と具体的な作り方」をご覧ください。
ビジョン税理士法人では、「100年経営とワクワクする良い会社創り」をテーマとして、経営計画書の作成をサポートしております。
もちろん、その中の重要ステップである組織図作りに関してもぜひご相談ください。
組織図のテンプレートもご用意しておりますので、以下の画像リンクからご自由にお使いいただけます。
9. まとめ
この記事では、以下について詳しく解説しました。
◎組織図を作る手順
|
・【STEP1】組織図を作る目的を明確にし、組織の構造を把握して、それに適した種類を選ぶ |
◎見やすく使いやすい組織図を作るためのポイント
|
・図形の形や色を統一することで、スッキリと仕上げる |
◎組織図を作るメリット
|
・社員が組織の構造や自分の立ち位置を理解できることで、パフォーマンスが上がる |
さらに本文中では、よい組織図と悪い組織図の具体例もご紹介しているため、作る組織図についてしっかりとイメージしていただけると思います。
組織図の作成には様々なメリットがあることに加えて、会社の維持・成長のために不可欠な「経営計画」を立てるためにも必要なSTEPなので、ぜひ前向きに取り組んでみてはいかがでしょうか。
