マネージャーになって、部下とのコミュニケーションがうまくいかないと悩むことはないだろうか。コミュニケーション能力は、マネージャーにとって必要とされるスキルだ。
うまくいかない状態から、コミュニケーションを円滑にすることはできるのだろうか。この記事では、マネージャーにコミュニケーション能力が求められる理由、身に付けるべき能力について解説する。
なぜマネージャーにはコミュニケーションスキルが必要なのか
マネージャーにはコミュニケーションスキルが必要とされる。マネジメントでコミュニケーションが重視されるのは主に、部下のモチベーションの管理、情報共有において必要だからだ。
モチベーションの管理をするため
マネージャーにコミュニケーションスキルが必要とされる理由のひとつは、部下の動機づけに関わるからだ。
マネージャーは組織を管理し、引っ張っていく立場にある。つまり、リーダーシップを取って部下を思う方向に導かなくてはならない。しかし、単に指示あるいは命令しただけでは部下は思うようについてこないだろう。仕事をやらされている感を抱くためだ。
そこで重要なのが、部下のモチベーションを引き出すことである。部下の動機づけを行うためには、積極的なコミュニケーションとメンバーよく理解することが求められる。
情報共有のため
情報共有のためにも、マネージャーにはコミュニケーションスキルが求められる。マネージャーは部下の仕事の状況を把握することを仕事のひとつとしており、個々の仕事の進捗状況は情報共有がスムーズに行われることによって正確に把握できるものだからだ。
情報共有を図るためには、必然的にコミュニケーションが発生する。
必要な情報を的確に集めて状況を把握する点で、コミュニケーションスキルの高さは組織に大きな影響を与えるといえるだろう。仮に、進捗状況に問題があっても、常に把握できていればすぐに対応が可能であるし、報告・連絡・相談をとおして部下の悩みも把握できる。
部下とのコミュニケーションは信頼関係の構築にもつながるためコミュニケーションはマネージャーに必要なスキルとされる。
身に付けておいた方が良いコミュニケーション能力
コミュニケーションのためのスキルはいくつかに分けることができる。コミュニケーションスキルを伸ばしたい場合、どういったスキルに注力すれば良いのだろうか。マネジメントで必要なコミュニケーション能力を高める3つのスキルを見ていこう。
聞く力
まず身に付けたいのが、「聞く力」だ。聞く力とは、マネージャーが聞きたいことをヒアリングするのではなく、部下がマネージャーに対して聞いてほしいと思うことを聞く力である。
この、話を聞く力というのは、簡単そうに思えて案外難しい。部下の話を聞いているつもりでも、いつの間にか意識が別のほうに向いてしまい、相手の悩みや相談の本質を把握できていないことも多いためだ。
聞く力を磨けば、上司が話を分かってくれると部下から信頼されるだけでなく、マネージャーのほうもメンバーについて良く理解できるようになる。信頼関係を構築する上で、聞く力は重要なスキルだ。
質問する力
部下に何か聞かれたら、すぐに答えを与えてしまうマネージャーも多いだろう。しかし、毎回答えを与えてしまっては、部下の創造性や自分で考える力は育まれない。
日々のコミュニケーションのなかで部下の育成を行うには、部下が成長できるような「質問する力」を身に付けることが大切だ。
課題に対して複数の答えが考えられる場合、部下のキャリアイメージを明らかにしたい場合、部下がミスした場合どうすれば次に成功できるか考えてもらいたい場合に、質問することを意識するようにしたい。
マネージャーから質問することによって部下自身に考えさせるだけでなく、部下が何に悩み問題としているのかしっかり把握できるようになるはずだ。
発信する力
マネージャーのコミュニケーションスキルを上げるのなら、「発信する力」も磨いておいた方が良いだろう。発信する力とは、現在の状況を分析して問題点あるいは課題を明確にし、部下に伝えることだ。
部下に伝える際は、部下に理解してもらえるように、わかりやすさを意識して伝えるようにする。決してひとりよがりの伝え方にならないことが重要だ。マネージャーの発信する力が上れば、マネージャーと部下の間の認識のずれをなくすことができる。
コミュニケーションツールを活用しよう
マネージャーにとって、コミュニケーションスキルは重要なものであると説明してきた。もちろん、前述したようにコミュニケーションの質を上げることも重要だが、部下との信頼関係構築のためにはコミュニケーション量自体を増やすことも大切だ。
社内コミュニケーションツールとして、Goalous（ゴーラス）を取り入れればさらにコミュニケーションを円滑にできるだろう。マネジメントに使える複数の機能で、コミュニケーションのきっかけ作りに使えるのもポイントだ。以下は、Goalousの主な機能である。
・オープンゴール機能
部下が何を目指しているかが明確になる。
・サークル機能
特定の人との情報共有が可能になる。
・メッセージ機能
個人やグループでのメッセージのやり取りができる。気軽な連絡にもおすすめだ。
・評価機能
結果や部下のしてきたことを可視化できるため平等な評価が可能になる。
・フォトアクション
写真の投稿やシェアで進捗状況の確認やコメントでのやり取りができる。コミュニケーションのきっかけとして活かすことが可能だ。
このように、Goalousは部下と情報共有するツールとして、部下のことを知るツールとして利用できる。
まとめ
マネージャーがコミュニケーションスキルを高めることは、組織にとって良い効果を発揮する。コミュニケーションに関わるスキルを伸ばすのはもちろん、日頃のコミュニケーション量を増やして部下との関係を構築しておくことが重要だ。
