【2024年】名刺管理ソフトのおすすめ10製品（全33製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

名刺管理ソフトの基礎知識

　名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化して社内で一元管理しながら情報共有するシステムを指します。一般的には紙の名刺を写真撮影、またはスキャナーで読み取り、画像データをOCR（光学文字認識）によってテキストデータ化する機能、データ化した情報から会社名、所属部署、役職、氏名などを項目ごとに分類してデータベースに格納、蓄積する機能、またそれらの情報を検索する機能などを保持しています。モバイルアプリとして提供されているものも多く、商談が終ってすぐ名刺情報をデータベースに取り込めるのが利点の1つです。

　企業の営業部門では顧客管理の重要性が非常に高くなっており、名刺管理システムを顧客管理ツールとして活用したり、既に導入済みのSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）と連携させて利用したりする企業が増えています。

名刺管理ソフトの定義
・紙の名刺をスマートフォンのカメラやスキャナーなどで取り込み、名刺情報としてデータベースに格納できる
・自身や同僚が交換した名刺情報を各デバイスから参照できる

名刺管理ソフトのメリット

効率的な情報整理

名刺管理ソフトは、紙の名刺をデジタル化する過程で、OCR技術を活用し、名刺上のテキスト情報を自動的に抽出します。この過程により、手動での入力作業やエラーが大幅に減少します。特に会社名、所属部署、役職、氏名といった基本情報は、項目ごとにきちんと分類・格納され、後からの参照や整理が非常にスムーズとなります。

情報の一元管理と共有

名刺管理ソフトを活用することで、名刺情報が中央のデータベースに統一されるため、情報の散逸や二重入力を避けることができます。また、社内での情報共有が容易となり、同じ顧客や取引先に関わる複数の部署やメンバー間で、最新の連絡先情報や履歴を迅速に共有することが可能です。

高速な情報検索

データベースに格納された名刺情報は、必要に応じて瞬時に検索することができます。過去に交換した名刺の中から特定の会社や人物を素早く見つけることが可能となり、商談や会議の際に迅速な対応を実現できます。

モバイル対応の利便性

多くの名刺管理ソフトはモバイルアプリとしても提供されており、外出先や商談後すぐに名刺情報をデータベースに取り込むことができます。これにより、情報の取りこぼしが減少し、リアルタイムでの情報更新や共有が実現します。

名刺管理ソフトのデメリット

OCR技術の誤認識

名刺管理ソフトが依存しているOCR（光学文字認識）技術は、高精度での文字認識を目指してはいますが、完全ではありません。特に手書きの文字や独自のフォント、低解像度の画像などでは認識率が低下し、誤認識する可能性が増大します。これにより、正確性が求められるビジネスシーンでは、データの手動チェックや修正が必要となる場合があります。

データのセキュリティ問題

名刺情報は、取引先やクライアント、パートナーの連絡先として非常に重要な情報を含んでいます。名刺管理ソフトを使用することで、これらの情報が一元化され、データベースに格納されますが、不適切なアクセス制御やセキュリティの欠如が原因で情報漏洩のリスクが高まることも考慮すべきでしょう。

継続的なコスト

名刺管理ソフトは初期導入コストだけでなく、継続的なライセンス料やメンテナンスコストが発生します。特に大規模な企業や組織では、多数のユーザーが使用するため、コストが増大する可能性があります。

過度な依存のリスク

名刺管理ソフトに過度に依存することで、システムの障害時やデータの喪失時に大きな影響を受けるリスクがあります。定期的なバックアップや復旧手段の確立が必要となるため、その手間やコストも考慮する必要があるでしょう。

名刺管理ソフトの対象ユーザー

導入検討、利用ユーザー
　名刺情報を活用した顧客管理を強化したいと考える営業部門・マーケティング部門
　社内顧客やビジネスパートナーとの業務を行う全従業員

名刺管理ソフトの機能一覧

名刺情報の読み取りとデータ化

機能	解説
名刺情報の取り込み	紙の名刺をスマートフォンのカメラやスキャナー、OCR機能などで取り込み、名刺情報として、データベースに格納する
項目の分類	名刺から読み取った会社名、所属部署、役職、氏名、所在地、電話番号、メールアドレスなどのデータを情報の項目ごとに分類する
登録情報の名寄せ	同一人物と交換した名刺情報を社名や氏名を基に名寄せし、自動的に1つにまとめる
名刺情報の更新	部署の移動、肩書・役職の変更、会社所在地の移転など、名刺情報が更新された際、最新の情報に更新する
タグによるグループ分け	名刺情報に「商談の窓口担当者」「購入決定権者」といった自由なタグを付与し、グループ分けする
付加情報の追加	名刺交換を行った社内担当者の記録や、相手の性格や嗜好、特徴といった名刺情報にはない人物像などの付加情報を追加する

名刺情報の検索性向上

機能	解説
キーワード検索	会社名、所属部署、氏名の一部をキーワードとして入力し、名刺情報を検索する
組織ツリーの生成	名刺情報にある所属部署や役職の情報を参考に、顧客企業の組織ツリーを生成する
社内人脈の可視化	名刺を交換した社内担当者を起点に、どの会社の誰とつながっているのか、社内の人脈を可視化する
モバイルデバイス対応	スマートフォンを使って名刺情報を登録するだけでなく、場所を選ばずにどこからでも名刺情報の検索や閲覧ができる

名刺情報による顧客管理と有効活用

機能	解説
顧客管理	名刺管理をベースにした顧客管理を行う
アクセス権限の設定	社内全体、部署、チーム、個人単位といった階層構造にして名刺情報の閲覧や共有などに制限を設ける
メールの一斉配信	名刺情報のメールアドレスから、ダイレクトメールやメールマガジンを一斉配信する

名刺管理ソフトの比較のポイント

導入形態

　名刺管理ソフトには、オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品と、クラウドサービスとして提供されている製品がある。オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品はさらに、サーバ上でデータベースを一元管理するネットワーク対応製品と、クライアントPCにインストールして利用する製品があります。クラウドサービス版では、モバイルデバイス専用のアプリが用意されていることも多く、利便性の面で優れる点が多いでしょう。

価格形態・契約形態

　名刺管理ソフトの価格は製品・サービスによって異なりますが、オンプレミスのサーバにインストールするパッケージ製品の場合は数十万円〜100万円台。クラウドサービスの場合は1ユーザー当たり月額数百円〜数千円程度とサービスによって開きがあります。クラウドサービスの中には、全社全ユーザーの利用を一括して数万円という製品もあります。また、製品・サービスによって初期費用や保守費用として年間数万円〜数十万円程度が必要になるものもあります。

オプション

　名刺管理ソフトのオプション機能の中には、OCRによる文字認識とオペレーターのダブルチェックで取り込み情報の精度を高めるものなどがあります（標準で搭載されている場合もあります）。

　その他、名刺情報の会社所在地から自動的に地図を表示する地図連携や、外部の企業情報、人物データベースと連携することで顧客の詳細情報を把握できる外部データ連携などの機能があります。

　また、製品・サービスの中には、名刺情報の中から、企業規模や営業訪問履歴、商談実績などの情報を基に見込み客を抽出し、メール配信、高角度の見込み客を発掘するといったMA（マーケティングオートメーション）機能オプションで提供するものもあります。

名刺管理ソフトの導入方法

　導入に当たり、初期設定が必要なクラウドサービスの中には、事前の導入コンサルティングやエンドユーザーの使い方トレーニングなどのサービスも含めて提供している場合があります。

　導入後の運用は、営業部門で行うことが一般的。クラウドサービスの場合、サポート体制を充実させている事業者が多いので、障害発生時や使い方が分からない場合などは、各事業者に直接問い合わせることになります。

名刺管理ソフトの導入前に確認すべきこと

他製品との連携方法

　クラウドサービスとして提供されている名刺管理製品の場合、SFAやCRM製品の名刺管理機能を代行している場合があります。その場合、名刺情報を読み取ってOCRで文字認識するところまでを名刺管理が行い、データベース化された顧客情報をSFAやCRM製品でより詳細な機能を用いて活用していくことが多い。

名刺管理についての更なる詳細はこちらから

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