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Shachihata Cloud
シヤチハタ株式会社
所属カテゴリーとカテゴリーごとの満足度
Shachihata Cloudは紙で行っていたワークフローを、運用を変えずにデジタル化できる電子印鑑・決裁・契約サービスです。 さら...
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優れている点・好きな機能 ・低価格 ・誰でも、直感的に操作が行える その理由 ・コロナ禍のリモートワークをスタートさせた際に、稟議書等の申請をどうするか、検討し 大至急の導入ではありましたが、特に問題もなくスムーズにスタートさせることが出来ました。 この内容でこの価格なら何の問題もありません。 ・押印の仕方や、回付の仕方など、それほどレクチャーもせず、みなすんなり入れました。 割と高齢の方でも問題なく、使用しています。
欲しい機能・分かりづらい点 ・押印、回付終了後にログイン画面になり、CMが入っていた。 ・ その理由 ・押印、回付終了後にログイン画面になり、CMが入っていて、 導入当初、アニメーションのような動きのある画面でした。 リモートデスクトップ接続を導入していたため、アニメーションが走ると 画面操作が重たくなっていました。 いまは、改善されておりますので、特にありません。 ・
解決できた課題・具体的な効果 ・リモートワークでの稟議書申請について ・ 課題に貢献した機能・ポイント ・稟議書をPDF化し、回付することができましたので、 今までの紙での回付方法をなくすことができ、一石二鳥となりました。 ・
良くも悪くもシンプルである為、電子印の取っ掛かりとしては入りやすいのかと思います。またテレワークなど押印責任者が外出中であっても押印処理が進む為、後続処理が滞る事が減少するかと思います。
印影の登録は書面に実際の押印をし、郵送で送らなければいけない。10日ほど経過後にシステムに印影が反映されるシステムです。その後、実際にシステム上から押印した際に想定していたサイズ感と違っていた場合などもサイズ変更は出来ず、再度サイズを明記した書面を送付する必要がある。重要なものである為、厳密にしている部分はある程度理解できるが サイズ変更くらいは出来ても良いのでは?と感じます。また申請済みのデータ閲覧方法もクセがあります。ダウンロード予約という操作をし、数十秒経過後に別のメニューからダウンロードをしたデータを閲覧する方法となり、手間が掛かる印象です。
見積書などの押印時、押印責任者が外出中であっても押印が可能となりました。また押印済みの書類を一元管理する事が可能となりました。
シンプルに捺印をするという業務に利用しています。コロナ禍で急遽テレワークとなり、大掛かりなワークフロー等を検討する暇も予算もありませんでしたが、こちらを利用することで見積書、注文書等、ワークフローを伴う捺印業務をコストをや手間を最小限に抑え実現することができました。申請したものはメールで回付通知や承認通知が来るので、メールを日常的に使っている方であれば見逃すこともありません。印鑑の種類も複数あるので、名前印だけでなく日付印、社判を押すことも出来ます。
・完了一覧の表示設定がユーザによって「受信」、「送信」のデフォルト設定を変更できると良い。 (常に「受信」表示になっているが、自身が申請することは少ないので開いたら「送信」一覧が表示されて欲しい) ・アップロードしたファイルにメモ的な文字入力が出来るのですが、若干入力のしずらさがあります。
テレワークでの活用。導入前は捺印をするために出社することもありましたが、出社して捺印をすることがなくなりました。交通費削減、紙の削減、捺印状況の可視化(ワークフローがどこまで回っているか)が出来、とても役立っています。
常にShachihata Cloudを確認していなくても、 メールで稟議の依頼が来るため、見逃さずに回議することができる。 また、印鑑情報に日付も入力できるため、 稟議がいつから始まったのかも確認しやすく、とても便利。
稟議を回議した後に、確認してみると、上手くできていないときがある。 何故そうなってしまうのかわからないが、せめてエラーメールなどを送ってほしい。 または、稟議完了した旨のメールを送って、確実に回答できたことを確認できるようにしてほしい。
今まで紙で稟議を回していたところだったのが、 Shachihata Cloudを導入してから、リモートでも対応が可能となった。 無意味な出社が不要となり、快適に作業を行えるようになった。
優れている点・好きな機能 ・申請機能 その理由 ・稟議申請を行う際、ドラッグ&ドロップでドキュメントのアップが可能、とても楽 ・承認ルートの設定の際に、検索候補が出てくるのでタイピングを少なくルート設定が可能 ・且つ、ルートをお気に入り登録することで次回から一から設定不要
欲しい機能・分かりづらい点 ・ログイン時の画面遷移やUIが気になる その理由 ①自身が承認者でメール通知のリンクからアクセスすると該当の申請ではなく、ポータル画面?に遷移し、わざわざ受信一覧を押下し申請一覧に遷移が必要(以前は該当の申請に直接アクセスし、押印するだけだった) ②また受信一覧を押下する際に、カーソルを該当箇所にあてると業務一覧がワンテンポ遅れて一項目分下にズレる。そのため、カーソルを当ててクリックを押すと、一つ上の送信一覧?が判定されてしまう。 ③承認者の際にモバイルで押印しようと画面をアップしても、少ししかアップされないため押印がしづらい。
解決できた課題・具体的な効果 ・申請状況の可視化 課題に貢献した機能・ポイント ・多段階承認が必要な稟議の際に、どこまで承認が終わっているのか簡単に確認できるため、未承認者のフォローがし易い。 ・従来は下から順に承認状況を確認していたため、的確なフォローと心理的負担がかなり軽減。
・電子押印はワークフローも兼ねており極めて快適に実施可能。 ・アドレス帳、スケジューラ、タイムカード等、電子押印以外の機能も充実しており、活用の仕方次第ではポータルサイトの代替となる。
・あくまでもメイン機能は「電子押印」。それ以外の機能は従属的な印象。 ・ホーム画面のカスタマイズが実施できれば、より利用者の意向に沿ったシステムの運用が可能だと思われる。
・勤務場所を問わない押印決裁が実現。「たまった押印処理のために出社」といったムダがなくなり、社内のリモートワーク推進に大きく貢献した。
パソコン上で実際と同じ感覚で押印が行える。 クラウドサービスなのでネットが使える環境下であれば、いつでもどこからでも押印ができる。 おじぎ印が押せるという一見くだらないと思える機能も日本の押印文化を取り入れていてアナログ感があり、くだらない文化を大切にするところもまたハンコを大切にしている企業ならではの機能。
ドラグアンドドロップでファイルをアップする場合、ドロップする枠が小さいためうまくサービスにファイルをアップできないことがある。 ファイルの並び替えができないため、ファイルの添付順を間違えた場合はいったんアップした情報をしてやり直さなければならない。
それまで決裁者が遠方の事業所にいる場合じは決済書類を都度郵送・返送する必要があったがその必要がなくなり、郵送料・時間の節約になった。
使用者ごとに電子印が作成されパソコン上で押印し、承認フローに回すことが出来ます。コロナ禍で出社が難しく、紙での押印が出来なくなっていたため、ニーズに合致しました。押印して承認に回すだけならば、直観的で簡単に操作できる点もよいと思います。
システム上にアップしたPDFファイルの順番変更が出来ず、変更する場合は一旦削除して再度アップする必要がある点が面倒です。その他、全ての機能を使いこなすにはマニュアルなどが少ないように思います。
社内で紙ベースで押印していたものを電子印に変更できたため、出社時間や物理的に押印を回す時間の削減、紙の紛失リスクがなくなりました。
この製品の一番のメリットは難しい基本設定やワークフローの構築なく電子捺印が可能な点です とりあえず導入すれば、すぐ社員にシャチハタ印を割当てpdfに捺印し使い勝手を見ることができるので、 あらかじめ業務フローの設計をして変更が面倒というようなことがないのは本当に助かりました
当初は稟議申請用の社内使用を想定してスタートし、現在は申込書類や見積など社外向け文書への社判捺印でも利用していますし、社員各自が種々の書類の捺印に利用するのを許可しているので、従来の印鑑を押す場面がかなり減っています
捺印済み書類の保管にgoogle driveが使えるのも便利です
シャチハタさんの製品ですので印影も違和感なく取引先でも好評と聞いています
よく使うフローを登録しておく機能がありますが、もおうひとつよく使い方が分からずつかいこなせていません。定型的な申請ルートをあらかじめひな形登録するため利用拡大したい機能になっています
コロナ流行開始時期の緊急的なリモートワークとともに導入したので、シャチハタクラウドによってペーパレス化が達成でき出社不要な業務が拡大したことは間違いありません。 また、遠隔地の拠点では従来の運送業者委託の紙の社内便がシャチハタクラウドによってPDF送付送付に大半が置き換わることで、拠点での業務遂行が速くなり、従来の社内便がかなり縮小しました。
今後は電帳法対応の利用拡大を検討しています
準備負担が少なく、結果、実業務のフローの変更する際の負担が小さいと思います
優れている点・好きな機能 ・各自の電子印が作られパソコン上で押印、上司に提出、承認フローにまわすことができる。コロナ禍で在宅勤務が推奨される中、従来の紙による運用が難しくなったが、パソコン決裁Cloudであれば運用に大きな戸惑いもなくすぐに使いこなせる。
欲しい機能・分かりづらい点 ・申請書の検索時に、期間指定ができるがマックス1カ月という制限がある。その為過去の申請を参考にしたい時、1カ月ずる遡らなければならず手間。 ・申請書をブラウザで取り込む時、1ファイル目はドラッグアンドドロップで添付可能だが、2ファイル目からはフォルダを指定して探し添付しなければいけない。2ファイル目からもドラッグアンドドロップで添付できるようにしてほしい。
解決できた課題・具体的な効果 ・これまで紙による申請では、どこまで承認されたのか申請者が追跡することができなかった。しかしパソコン決裁Cloudであれば、進捗状況や上司からのコメントなども確認できる為、仕事の効率化にも繋がった。 ・また上司が不在(出張、在宅、休暇など)であっても、オンライン環境さえあれば確認・承認してもらえる為、仕事が滞ることがなくなった。