2023/08/09
毎日のメール業務、何分かかっていますか？
ビジネスでメール業務は必要不可欠ですが、あくまでコミュニケーション手段の一つであるため、作業時間や負担を削減することが重要です。
そこで今回は、Microsoftが提供するメールソフト「Outlook」で使える時短術10選を紹介します。現在Outlookをお使いの方、メール業務の負荷に悩んでいる方はぜひご覧ください。
メール業務の効率化の必要性
2023年に発表された、日本ビジネスメール協会（東京・千代田）の調査結果によると、仕事でメールを使っている人の1日平均送信メール数は「15.24通」、受信メール数「49.97通」にのぼるそうです。また、同調査では業務中に活用するコミュニケーション手段も「メール」を選択した人が一番多く、98.35％という結果が出ています。
ちなみに、メールの返信が遅れてしまうことがある人は60.09%で、残業が多いと感じている人ほどメールの返信が遅れる頻度が高い傾向にあることもわかっています。
また、メールを1通読むのには平均1分32秒、1通書くのには平均5分49秒の時間がかかるというレポートも記載されています。つまり、一日の中でメール業務に割いている時間は2時間45分程度とかなり多く、業務効率を実現するためには、メール業務の効率化が欠かせないと言えるでしょう。次章からメール業務を効率化するための時短術を紹介していきます。
＜Outlook＞操作に関する時短術
1.ショートカットキー
Excelと同じく、Outlookでのメール作成においても、ショートカットキーを使って作業時間を短縮することができます。
使用頻度が高い、11個のショートカットを紹介します。
| 新規作成 | Ctrl ＋ N |
|---|---|
| 送信 | Ctrl ＋ Enter |
| 返信 | Ctrl ＋ R ／ Ctrl ＋ Shift ＋ R |
| 転送 | Ctrl ＋ F |
| 書式統一 | Ctrl ＋ Space |
| 辞書登録 | Ctrl ＋ F7 |
| メールと予定表の切り替え | Ctrl ＋ 1 ／ Ctrl ＋ 2 |
| 検索 | Ctrl ＋ E |
| 高度な検索 | Ctrl ＋ F3 |
| 入力欄移動 | Tab ／ Shift ＋ Tab |
| 新規フォルダ作成 | Ctrl ＋ Shift ＋ E |
Ctrlキーをトリガーにアクションを起こせるものがほとんどです。新規作成のNは「New」の頭文字、返信のRは「Return」の頭文字と、割り当てられたアルファベットの意味を考えると、より覚えやすくなるでしょう。
2.クイック操作
クイック操作とは、Outlookの操作を簡略化する機能で、メールの仕分けやスケジュールの転記など、事前に登録した操作を自動化することができます。
デフォルトで実装されているのは以下5つの機能です。
| 移動 | 指定したフォルダに移動し、読み取りとしてマーク |
|---|---|
| 上司に転送 | メールをマネージャーに転送 |
| チームの電子メール | チーム内のほかのユーザーにメールを転送 |
| 完了 | 指定したフォルダに移動し、完了をマーク |
| 返信して削除 | 選択したメールへの返信画面を開き、元のメールを削除 |
例えば、特定フォルダにメールを移動したい場合、リボンにある[クイック操作]から[移動]を選択し、操作名・移動先を指定して保存することで、一連の操作をワンクリックで行えるようになります。「資料が添付されたメールのみを資料フォルダに集めたい」「自動送信のスケジュールメールだけを特定フォルダに振り分けたい」といった場合に非常に便利でしょう。
3.スケジュール登録
Outlookではドラッグ＆ドロップでスケジュールを簡単に登録することが可能です。
送られてきたメールを予定表に反映させたいときには、メールをドラッグしたまま画面左下の予定表マーク
でドロップし、メールの内容が記載された予定表ウィンドウを立ち上げましょう。
ドラッグ＆ドロップを使えば、「メールを開く」「予定の作成画面を開く」「内容の転記」といった作業を省くことができます。
＜Outlook＞メール文面作成・入力に関する時短術
4.テンプレート
「〇〇さま お世話になっております」「ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします」といった定型文を登録するなど、全てのメールに共通する部分をテンプレート化しておくと、メール業務がより簡素化されます。
Outlookのクイックパーツ機能では、任意の文章を挿入することが可能です。設定方法は以下の通りです。
- メール内で登録したい文章を選択。
- 本文を作成した後に、ツールバーの[挿入]ボタンをクリック。
- [クイックパーツ]を選択。
- [定型句ギャラリー]に名前をつけて保存して完了。
なお、設定した定型句の削除や編集も自由に行うことが可能です。登録した名前を入力すると、登録した文章の選択・入力ができます。
また、Outlookでは文書パーツ以外にも、署名や定期的に送るメールのテンプレート化も可能です。テンプレートの設定方法については、以下の記事を参考にしてみてください。
5.署名登録
ビジネスメールにおいて、署名は「実際にメールを作成した人」を明文化するために使われています。Outlookでは署名を作成しておくと全ての送信メッセージに自動的に追加することが可能です。設定方法は以下の通りです。
- 設定マーク
をクリック。 - メール＞作成と返信をクリック。
- メールの署名を作成し、保存をクリック。
- 署名を作成したら、既定値を設定して完了。
6.辞書登録
辞書登録機能を活用することで、入力を簡略化し、メールの作成時間を短くすることができます。
例えば、「いつもお世話になっております」を“いつ”と入力しただけで出力できるように設定しておくと、入力工数を短縮できるでしょう。登録しておきたい、おすすめの文言を紹介します。
| めーる | 会社の個人メールアドレス |
|---|---|
| じゅうしょ | 会社の住所 |
| でんわばんごう | 会社の電話番号（あるいは会社の個人電話番号） |
| いつ | いつもお世話になっております。 |
| よろ | よろしくお願いいたします。 |
| ごか | ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 |
また、その他にもやり取りが多いクライアントで、異体字を含む名字や商品名は、ミス防止のために登録しておくと安心です。
▼例：異体字を含む名字
| さいとう | 斎藤、齋藤、齎藤 |
|---|---|
| わたなべ | 渡辺、渡部、渡邊、渡邉 |
| たかはし | 高橋、髙橋 |
＜Outlook＞メール管理に関する時短術
7.振り分け設定
メール業務の効率化には、振り分け設定は必要不可欠です。
フォルダに振り分けておくことで、見落とし防止やメールの検索時間短縮、優先度の可視化にもつながります。
詳しい設定方法は以下の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
8.優先度設定
Outlookでは、重要なメールや、後で確認したいメールにフラグ
をつけて管理することができます。フラグ機能には任意の日時にアラームを通知する設定も可能となっており、リマインダーとしても活用することができます。
詳しい設定方法は以下の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
9.アーカイブフォルダ
Outlookのアーカイブフォルダを活用すれば、必要なメールをよりスピーディーに見つけられます。
まずは、まずはアーカイブフォルダを作成し、メールをアーカイブフォルダに格納するクイック操作の設定を行いましょう。。
アーカイブフォルダの作成
- フォルダータブから、[新しいフォルダ]を選択。
- [名前] ボックスにフォルダ名を「アーカイブ」と入力し、Enter。
メールをアーカイブフォルダに格納するクイック操作
次に、クイック操作の設定です。
- [クイック操作]から[新規作成]をクリック。
- [クイック操作の編集]画面から[名前]欄に[アーカイブへ]と入力。
- [アクションの選択]欄から[フォルダへ移動]を選択し、[フォルダの選択]をクリック。
- [アーカイブ]（あるいは[その他のフォルダ]→[アーカイブ]）を選択。
- 画面下の[ショートカットキー]の欄から割り当てるものを選択。
以上の手順でアーカイブフォルダーを作成しておくと、「日々確認する必要がないものの、削除はしたくないメール」を一括してアーカイブさせ、必要なメールだけを確認できるようになります。
10.連絡先の共有
Outlookの共有メールボックスを活用すると、連絡先が自動で共有できるようになります。一つ一つ連絡先を登録しなおしたり、ほかの人に共有する手間がなくなります。
共有メールボックスの設定方法については、以下の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
メールの管理術を以下の記事でも紹介しています。メール管理にお困りの方はぜひ参考にしてみてください。
複数人でのメール管理なら「共有設定」が時短におすすめ
複数人でメールを管理する場合、ここまで紹介した時短術に加えて、「共有設定」がおすすめです。
Outlookには「共有メールボックス」という、複数のユーザーがメールを閲覧したり、送信したりできるメールボックスがあり、設定することで、一つのメールアドレスに届くメールをチームで分担して対応できるようになります。
以下の記事で詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
複数人でのメール対応に特化！「メール共有システム」とは
また、複数人でメール対応をする頻度が高い場合、「メール共有システム」の導入がおすすめです。
メール共有システムとは、メールを複数の担当者で共有し、一元管理できるツールです。会社宛ての問い合わせ窓口の管理や部署ごとの共有メールアドレス管理など幅広い用途で利用されています。
OutlookやGmailなどの無料のフリーメールと異なり、ビジネス利用のために開発されているため、返信漏れ・遅れ防止や対応品質均一化に役立つ機能が多数搭載されています。ご興味がある方はぜひ以下の記事を参考にしてみてください。
便利な機能を活用してメール業務を効率化しましょう
今回はOutlookの時短術10選を紹介してきました。
日々行うメール業務だからこそ、一つ一つのアクションを短縮して、業務効率化を図ることが重要です。連絡にかかる業務コストを下げることで、コア業務に割ける時間がより増加し、結果的に個人の生産性、組織の生産性向上へとつながるでしょう。
メール業務の負荷にお悩みの方は、ぜひ今回の内容を参考に、メール業務の効率化を図ってみましょう。
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