フリーアドレス化するとストレスがたまるのか？課題と解消方法を解説！

現在、働き方の変革期にあり、オフィスの形態もまた従来の島型対向式レイアウト（固定席）からフリーアドレスオフィスへ移行する企業が増えています。
柔軟な働き方を実現するためにフリーアドレスを導入しているにもかかわらず、フリーアドレス化により社員がかえってストレスを感じてしまうことがあります。
本コラムでは、フリーアドレス化したことによって感じるストレスについて、またその解消方法について解説します。
さらに、フリーアドレスがストレスの原因になる課題・弊害についても併せて解説したいと思います。

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、社員がオフィス内に自分専用の席を持たず、自分の好きな席を自由に選んで仕事をするという働き方のことです。
企業におけるフリーアドレスの採用率は年々増加しており、2017年から2022年までの5年間で、16.7%から34.8%に増加しています（※1）。

昨今のフリーアドレス化をする企業の目的は、柔軟な働き方を実現することで生産性の向上や優秀な人材を確保することにあります（※2）。

フリーアドレスを採用する企業が増加する背景には、ICT技術（情報通信技術）の進歩があります。
今やノートパソコン一台あれば、時間や場所を選ばずモバイルワークができるようになりました。
このような労働環境の進化がフリーアドレスオフィスの普及に貢献しています。

また、いつ起こるか分からない災害に備えるといった観点からもモバイルワークを基本とした働き方への変革を後押しすることになりました。

※1）ザイマックス総研 『大都市圏オフィス需要調査2022春』
※2）フリーアドレス化の流行は1980年代後半に「フリーアドレス1.0」として始まりました。
オフィスの省スペース化とコスト削減を目的とするものでしたが、当時のオフィス環境は、パソコンはデスクトップ、電話は固定電話、文書管理は紙ベースと、固定席の方が働きやすい環境だったこともありオフィスのフリーアドレス化は広がりませんでした。

フリーアドレスの導入により社員が感じるストレスと解消する対策方法とは？

フリーアドレスを導入する企業のほとんどが、座席が固定されている「島型対向式レイアウト」を採用してした経験をお持ちなのではないかと思います。
固定席とフリーアドレスのどちらにもメリットとデメリットがあります。
したがって、人によっては「フリーアドレス化したことでむしろ働きにくい環境へと変わってしまった、固定席の方が働きやすかったのに・・・」ということも起こり得ます。
従来のオフィスでスムーズに行えていた業務が、オフィスが変わったことで非効率的になってしまったことにストレスを感じているのです。
フリーアドレスの導入によって「生産性低下」という逆効果をもたらすことになるのでしょうか？
本章では、フリーアドレスの導入によって社員がどのようなストレスを感じているのか、また、それらのストレスに対しどのような対策を講じることで社員のパフォーマンス向上を実現することができるのかについて解説します。

① オフィス内が騒がしく集中できない

フリーアドレスを導入する企業の多くは、社員の交流を促したいと考えています。
コミュニケーションを重視するオフィスでは、周りの話し声や行き交う人の足音で騒がしくなる傾向にあるため、人によっては集中しにくい環境だと感じるかもしれません。
ある程度のプライバシーが確保された自席（固定席）で集中して仕事に取り組みたいという社員にとっては、フリーアドレスオフィスの導入により生産性を低下させるといった逆効果をもたらすかもしれません。
仕事のスピードを停滞させ、ストレスを感じさせないよう対策が必要です。

  対策方法 ： 集中スペースをつくる

集中したいという要望に対する対策として一番効果的な方法は、集中スペースをつくることです。
オフィスを協働エリアと集中エリアとにゾーニング（区分）することでそれぞれの業務内容にあった場所を選択して仕事ができるようにします。
より集中したいという要望があれば、ワークブース（集中ブース）の設置も検討すると良いでしょう。
ワークブースには半個室タイプから完全個室タイプまでありますので、どのくらい集中したいのか、あるいは、どのくらい機密性が高い仕事をしなければならないのかによってもワークブースを選ぶ基準は違います。
ワークブースの選び方については、「 ワークブース導入のメリットとは？Web会議からグループワークまで目的に合った選び方を解説 」の記事を参考にしてみてください。

② コミュニケーションエラーが起きることでチーム連携が上手くいかない

部署やチームのメンバーがバラバラの席で仕事をするため、コミュニケーションが上手くいかず業務が滞ってしまうことがあります。
ビジネスチャットツールやWeb会議システムがあれば、どこからでもコミュニケーションを取ることができるという点において確かに便利ではありますが、しっかり伝えたと思っていたことが実は理解されていなかった・・・ということもあります。
認識の相違によって業務が滞ればお互いにストレスを溜めてしまうことになりかねません。

  対策方法 ： グループアドレスを導入する

やはり対面でのコミュニケーションの方が理解の解像度は高くなります。
チーム連携が必要な業務であれば、メンバーがある程度固まって座っていた方が良いでしょう。
そこでおすすめなのが「グループアドレス」の導入です。
グループアドレスとは、部署やグループ単位で席を共有するシステムのことで、割り当てられたデスク（フリーアドレスデスク）内で自由に席を選んで仕事をします。
グループアドレスとフリーアドレスの違いは、部署・チームでエリアが決められているか否かという点です。
グループアドレスではチームメンバーが顔を合わせることになるため、お互いの顔が見えにくい完全フリーアドレスよりもチームワークを高めることができます。

③ 上手くコミュニケーションが取れない

フリーアドレス導入の目的のひとつはコミュニケーションの活性化です。
しかし、これまで接点のなかった社員同士が隣に座ったからといって、いきなりコミュニケーションが取れるようになるとは考えにくいでしょう。
皆が話し上手というわけではありません。
雑談といっても何を話したら良いのか分からず、ストレスになってしまいます。

  対策方法 ： 横の繋がりを生み出す仕掛けをつくる

人間関係や業務を円滑に行うためにコミュニケーションを活性化させることは重要です。
コミュニケーションを促す方法としてやるべきことは、雑談が生まれやすくなる環境をつくることです。
オフィス内にリフレッシュスペースやハドルスペースなどをつくることも対策の一つですが、そもそも接点がなかった人と会話をすることがハードルになっています。
そこで、交流会や勉強会、発表会などを開催したり、新規事業への募集などをして、会話のきっかけをつくるテーマを提供します。
さらに、部署を越えた繋がりを形成するための企画や運営を行うコミュニティマネージャーのような役割の人を置くことで、新規事業創出に向けて戦略的に繋がりをつくっていくこともひとつの方法です。

④ 誰がどこにいるのか把握しにくい

席を自由に選べるフリーアドレスでは、誰がどこに座っているのか把握しにくいという問題があります。
電話や郵便物を取り次ぎにくい、報連相（報告・連絡・相談）が上手くいかない、そのせいで業務が滞るといった問題が起き、社員にとっては大変ストレスとなります。

  対策方法 ： 座席予約システムを導入する

誰がどこにいるかわからないために探す時間が発生してしまいます。
この時間的ロスをなくすために座席予約システムを導入します。
座席予約システムは、座席の予約だけでなく誰がどこに座っているのかをパソコンやスマートフォンなどから確認できるため、社員の居場所を確認する目的でも使用可能です。
また、フリーアドレスオフィスではリモートワークを行う社員がいることを想定していますので、オフィスに社員数分の座席を確保していないことも考えられます。
出社する前に座席の空き状況の確認や座席の予約ができるため、時間の効率化を図れるといった点においても導入する価値はあるでしょう。

⑤ 毎日席を選ばなくてはいけない

フリーアドレス席では、好きな場所で仕事ができるメリットもありますが、どこに座るのか毎日席を選ばなければならないとなるとストレスを感じることもあるでしょう。
固定席では自分専用の席が用意されていたため、このような煩わしさはありませんでした。
また、固定席では気心の知れたメンバーが座っていることで精神的な安定を得られていたかもしれませんが、フリーアドレスでは隣に知らない人が座るため精神的なストレスを感じるかもしれません。

  対策方法 ： ランダムに席を決めてくれるアプリを導入する

人数と席の配置を設定すると、席をランダムに決めてくれるアプリがあります。
このようなアプリを活用することで、席替えに対するストレスを解消してくれるでしょう。
席はランダムに決められるため不公平感がないのも良い点です。

⑥ 荷物や書類など常に自分で管理しなければならない

フリーアドレスデスクには引き出しやワゴンが付いていません。
したがって、仕事で使う筆記用具やカタログ、書類などを個人の席で保管することができません。
また、移動する度に書類や荷物を持ち運ばなけばならないという面倒くささ、また、どこかに置き忘れてしまうというリスクが心理的な負担になります。
荷物の管理は社員にとってストレスのひとつとなるでしょう。

  対策方法 ： キャスター付き収納ボックスやパーソナルロッカーを用意する

書類やカタログ類は電子化してクラウド上で保存することもできるため、さほど問題だと感じないかもしれません。
しかし、全ての書類やカタログを電子化できませんし、機密性の高いものであればなおさら個人で管理しなければならないストレスがあります。
そこで、社内の移動用にキャスター付きの収納ボックスを用意しておけば、社員は荷物が多くても移動時の持ち運びのストレスを軽減できるでしょう。
また、鍵付きのパーソナルロッカーを用意しておけば、出社した際に荷物を一時的に保管することができるようになります。

フリーアドレス化による課題・弊害とは？

フリーアドレス化すると従来のワークスタイルを変えることになります。
今までの働き方に慣れていたことから、新しい働き方に変わることで業務効率の低下、さらには生産性を落とすこととなり、社員はストレスを溜めてしまうことになりかねません。
本章では、フリーアドレス化により発生する実務上の課題や弊害についてよくある例をあげます。

準備不足のためさまざまな問題が発生する

移転やリニューアルのタイミングでフリーアドレス化される企業が多いと思います。
固定席をフリーアドレス化しただけでは業務に支障をきたす可能性が高いでしょう。
準備不足のために起こる課題について代表的なものは次の4つです。

問題① 用意すべき座席数を確認しなかったために席が足りなくなってしまった

フリーアドレスオフィスを導入する企業の多くはオフィスとオフィス以外の場所で働く「ハイブリッドワーク」を採用していると思います。
どこで働くかについて、一定のルールが設けられるものの、会社で仕事をするのか、サテライトオフィスで仕事をするのか、あるいは自宅で仕事をするのか、基本的に自分で決めることになります。
したがって、全員が毎日出社することがなくなるため、日中に出社をする社員の割合（在席率）を計算し座席数を決める必要があります。
想定していたより出社率が高くなってしまい、席が足りなくなってしまったということにもなりかねませんので、事前に調査と調整をし、座席は余裕を持たせて用意するようにします。

 座席数・座席設定率の決め方

座席数の決め方はどのような方法があるでしょうか。
ここでは一例を示したいと思います。
まず、在籍する社員のうち何人が同時に出社するのかを調査し、座席数がどれくらい必要なのかを算出します。
必要な座席数がわかったところで次に、フリーアドレス、グループアドレス、固定席など必要に応じてそれぞれの「座席設定率」を検討し割り出します。
企業によって業務内容が様々なためそれぞれの割合は違うと思いますが、例えば、100人が在籍する企業で、70人が同時に出社し、そのうちの60％をフリーアドレスに割り当てるとすると、42席になります（※）。

※）フリーアドレスの座席設定率は、サイオステクノロジー株式会社の「フリーアドレス職場調査」（ オフィスにおけるフリーアドレスの導入率の質問に対し、フリーアドレスの座席割合の平均値は60.8％だった。 ）を参考にし、出社率に関しては「東京都心部のオフィス出社率は7割を超える」との記事（2023年4月23日 日経新聞）を参考に算出しました。

問題② 席が固定化されてしまった

せっかく席を自由に選べるようになったとしても、自由度が高すぎて逆にいつも同じ席を選んでしまうということになるかもしれません。
あるいは、席が占有されて自由に席を選べないような雰囲気がつくられることもあるかもしれません。
いずれにせよ、これでは席を自由化した意味がなくなってしまいますし、社員にとってもストレスとなってしまい業務効率を落させることになってしまいます。
人数と席の配置を設定することで席をランダムに決めてくれるアプリを導入するなど、席が固定化されないよう運用方法を考えておく必要があります。

問題③ 席を移動する度に荷物を持ち運ばなければならなくなった

フリーアドレス席には固定席に付属していた引き出しやワゴンがないため、業務に必要なPC、書類、文房具などは席を移動する度に持ち運ばなければなりません。
固定席であれば、トイレに行く際にも貴重品を引き出しに入れておくということができたかもしれませんが、フリーアドレス席では鍵付きの引き出しなどはついていないため、常に自分の身に付けておかなければ盗難される可能性も否定できません。
パーソナルロッカーを設置したり、社内用の持ち運びバックを用意するなどして対応しておく必要があります。

問題④ 情報の保管・共有ルールが決まっていないためどこにどの書類が格納されているのか分からない

フリーアドレス席では、紙の書類を自席で保管することができないため、書類や資料などは基本的にはデータ化して、共有フォルダに格納することになります。
しかし、保管のルールが決められていないために、どこにどの書類が格納されているのか分からなくなることがよくあります。
書類を探すために片っ端からファイルを開いて確認するようなことがあっては、非常に無駄な時間を過ごすことになります。
必要な書類にすぐにアクセスできるよう、どこに、どの書類を、どのようなファイル名で分類・保管するのかについてルールをあらかじめ決めるようにしましょう。

思うようにコミュニケーションが活性化しない

コミュニケーションを活性化させることはフリーアドレスを導入する目的のひとつでもありますが、思うようにコミュニケーションが活性化しないという課題があります。
同じ部署や仕事上関係する部署の人とコミュニケーションが取れていたとしても、今までほとんどもしくは全く交流をしたことがない部署の人と、フリーアドレスを導入したからといって突然話せるようになるわけではありません。
社員同士の交流や他部署との連携を促進させる取り組みが必要です。

部下が目の届く場所にいないためマネジメントがしにくい

フリーアドレスを導入したオフィスでは、自分の部署のメンバーがバラバラの席で仕事をするため、仕事の進捗管理が把握しにくかったり、部下の仕事上のトラブルや健康状態の異変などに気が付きにくいといった課題があります。
部門長は業務の進捗管理だけでなく部下の育成やモチベーションを維持させるといった役割もあります。
組織を上手くマネジメントするためには、部下と意識的にコミュニケーションを図ること、自身が管轄する組織の方向性をしっかりと定め、目標を共有することが大切です。

部署やチームでの業務が滞る

部署単位で固まって座る固定席であれば、チームワークが必要な場面でコミュニケーションが取りやすかったかもしれません。
しかし、フリーアドレスオフィスでは、同じ部署の人がバラバラになることでチーム連携が取りにくくなるために業務が滞ってしまうようなことがあります。
また、部署やチーム内のコミュニケーションが希薄化することで、疎外感を感じたり、帰属意識が低下する社員もでてきます。
このような状況はチームワークに悪影響を及ぼします。
ビジネスチャットツールを活用したり、定期的に会社に集まって顔を合わせるなどして、コミュニケーションを意識的に取るようにし、部署やチームでタスク管理や進捗状況を確認し合うことが大切です。

また、そもそもフリーアドレスに向かない業務や職種もありますので注意が必要です。
経理・管理・総務部などのような会社全体の幅広い業務を担っている部署や個人情報や機密情報を扱う部署は、業務の性質上フリーアドレス席よりも固定席の方が向いています。

郵便物や電話の取り次ぎで混乱が生じる

フリーアドレスは、誰がどこに座っているのか、出社しているのか、または、外出しているのか、ただ離席しているだけなのか、社員の居場所を特定しにくいというデメリットがあります。
そのために、それぞれの社員宛に届いた郵便物の置き場所や電話の取り次ぎがスムーズにいかず業務を滞らせてしまうことがあります。
座席予約システムを導入したり、メールボックス機能付きのパーソナルロッカーを用意することで郵便物の取り次ぎに手間をとらせることはなくなります。
また、電話の取り次ぎには、クラウドPBXというサービスがおすすめです。
自宅や外出先からでも個人のスマートフォンで内線転送ができるようになります。

紛失や盗難などのセキュリティリスクが生じる

固定席であれば鍵付きの引き出しやワゴンが付いているため、ある程度セキュリティを確保することができました。
しかしフリーアドレスオフィスではデスクを複数人で共有するため、紛失や盗難のセキュリティリスクが生じます。
貴重品や大事な書類をデスクの上に置いたまま離席することが紛失や盗難の原因となるため、書類はデータ化しクラウド上で管理する、不在時に私物を管理する場所（パーソナルロッカー）を設ける、社内での貴重品や重要な紙書類等の管理方法の徹底などの対策が必要です。

フリーアドレス化によって社員にストレスを感じさせないために確認しておくべきこととは？

本コラムでは、フリーアドレス化したことによって感じるさまざまなストレスと課題について解説してきました。
柔軟な働き方を実現したいがゆえにフリーアドレスを導入してみたものの思うようにいかなかったという事例はたくさんあります。
失敗の原因は、フリーアドレスに向いていない業務・職種であったこと、あるいは、フリーアドレスの導入目的設定や準備が不十分な状態で働き方だけ変えてしまったためにかえって働きにくい職場になってしまったことが考えられます（※）。
つまり、業務を行うにあたって弊害があるために社員はストレスを感じ、結果的に生産性を落とすことになってしまっているのです。
会社にとっては当然フリーアドレスの導入が「失敗」だったという結果になります。
社員にとってフリーアドレスオフィスで働くことがストレスとならないために次の三点について確認しておくことが大切です。

※）フリーアドレスを導入して失敗してしまった原因と事例についてはこちらの記事「フリーアドレス導入の失敗・廃止の原因とは？具体的な事例と成功させるポイントを解説」で詳しく解説しています。

フリーアドレスを導入する目的がはっきりしているか？

フリーアドレスの導入を成功させるためには、
「何のためにフリーアドレス化するのか？」
「フリーアドレス化してどのようなことを実現したいのか？」
「目的」をはっきりさせておくことが重要です。

明確な目的が設定されていると良い点が二つあります。
一点目は、導入後にその目的を達成できているか否かを測ることができるということです。
効果検証を行うことができるようになるため、社員にとって働きやすい職場環境へと改善・ブラッシュアップがなされ、生産性が向上するといった好循環が生まれます。
二点目は、社員が達成すべき目的が共有されるということです。
全員が目指すべき目的を認識することにより意識的な行動が促されるため、達成される可能性が高くなります。

フリーアドレスを導入する目的の代表例は次の通りです。

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フリーアドレスの導入目的については、「フリーアドレスの導入を成功に導くための３つのポイント」にて詳しく解説しています。ぜひ、あわせてご確認ください。

フリーアドレスの導入が自社の働き方にメリットをもたらすか？

この記事を読んでくださっている方の多くは、今までのオフィスを改装・レイアウト変更しようと考えていらっしゃるのではないでしょうか。
フリーアドレスオフィスは「柔軟な働き方を実現するオフィス」として広く知られ、採用する企業は増えています。
しかし、失敗している例が多くあるのも事実です。

まずは、フリーアドレスを導入した場合のメリットとデメリットを確認してみましょう。
その上で自社にとってメリットの方が大きいのか、あるいはデメリットの方が大きいのかをじっくり検討します。
「フリーアドレスを導入することによって得られるメリット」が「自分たちの実現したい働き方」と一致していることが大切です。
メリットがあるか否かを見極めるためにも「（フリーアドレスを導入する）目的」の設定は重要です。

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フリーアドレスのメリット、デメリットについては、「フリーアドレスのメリット・デメリットとは？導入の流れと成功事例をご紹介」にて詳しく解説しています。ぜひ、あわせてご確認ください。

フリーアドレスに向いている企業（業務・職種）とは？

モバイルワークをすでに導入している企業は、どこででも働く環境ができているためフリーアドレスに向いているといえます。
また、フリーアドレス化するための目的が明確に決まっている会社もまた適しています。
フリーアドレスに向いている職種は、外出が多い外勤営業、リモートワークが可能なWebエンジニアやデザイナー、もしくは、業務がデジタルに移行しても支障をきたすことのない職種であれば問題ないと言えます。