電子印鑑に対応した電子契約サービスおすすめ2選｜選び方も解説

電子印鑑に対応した電子契約サービスを使えば、書面契約のように書類に印鑑を押す手間が省けます。また、印影に識別情報が付与できる機能もあり、セキュリティ面でも安全です。本記事では、比較ポイントや選び方を交えて電子印鑑に対応したおすすめの電子契約サービスを紹介します。

目次

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1. 電子印鑑に対応した電子契約システム一覧
2. 電子印鑑とは
3. 電子印鑑に対応した電子契約サービスの比較ポイント
4. 電子印鑑に対応した電子契約サービスおすすめ2選
5. おすすめの電子印鑑に対応した電子契約サービスを一括比較！
6. 電子印鑑の作り方
7. 電子印鑑に対応した電子契約サービスを導入するメリット
8. その他電子契約サービスの選び方
9. まとめ

電子印鑑に対応した電子契約システム一覧

電子印鑑とは

電子印鑑とは、紙に押印する印鑑をデジタルデータ化したものです。主に、電子文書に押印する際に使用します。ここでは、電子印鑑の種類や実印との違い、電子契約サービスと電子印鑑ソフトとの違いを解説します。

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電子印鑑の種類

電子印鑑には、印影が画像としてデータ化されたものと印影に識別情報が付与されたものの2種類があります。それぞれ、利用できるシーンや法的効力に違いがあるため、以下を参考にしながら選びましょう。

印影が画像としてデータ化されたもの

電子印鑑の種類は大きく分けて、印影が画像としてデータ化されたものと印影に識別情報が付与されたものの2つがあります。印影が画像としてデータ化された電子印鑑とは、印影をスキャンしてデータ化したものや印鑑を押印した画像をデータ化したものなどです。

作成が簡単でコストも安価なため、個人や小規模事業者でよく使用されています。しかし、印影のみをデータ化しているため、セキュリティレベルが低く、改ざんやなりすましのリスクがあります。セキュリティの観点から、このタイプの電子印鑑は法的効力がありません。

ビジネスなどで活用する場合には、印影が画像としてデータ化された電子印鑑は使用しない方が良いでしょう。低コストで作成できるものの、利用シーンは選ぶ必要があります。

印影に識別情報が付与されたもの

印影に識別情報が付与された電子印鑑は、印影と本人の認証情報を組み合わせたものです。認証情報には、氏名・住所・生年月日・パスワードなどがあります。認証型電子印鑑は、印影のみをデータ化した電子印鑑よりもセキュリティレベルが高いのが特徴です。

セキュリティ性の高さから、企業でよく使用されています。認証型電子印鑑は、改ざんやなりすましのリスクが低いため、法的効力も高い電子印鑑です。電子印鑑の種類は、用途や目的に合わせて選ぶ必要があります。

個人や小規模事業者であれば、印影が画像としてデータ化された電子印鑑で十分でしょう。しかし、企業であればセキュリティレベルの高い認証型電子印鑑を導入する必要があります。

実印との違い

実印とは、印鑑登録を行った印鑑のことで法的な効力があります。不動産の売買契約書や自動車の売買契約書、借用書や遺言書などに使用されるのが一般的です。そのほか、重要な契約や書類などにも実印が用いられます。

実印は、本人の意思を表示する手段として使用されます。そのため、実印を押印することで、契約書などの文書が本人によって作成されたことを証明可能です。一方で電子印鑑は印鑑登録をしていない印鑑をデータ化したもので、電子文書に押印する際に使用します。

電子契約サービスと電子印鑑ソフトの違い

電子契約サービスと電子印鑑ソフトは、どちらも電子印鑑を使用しますが、その仕組みや機能には違いがあります。電子契約サービスは、契約書の作成・締結・管理をすべて電子化できるサービスです。

電子印鑑ソフトは電子印鑑を作成したり、電子文書に押印したりする際に使用します。電子契約サービスは電子印鑑ソフトに比べ、対応できる業務が幅広いため、契約に関する全ての業務フローを電子化して時間とコストを削減しながら契約を締結できるのがメリットです。

電子印鑑がなくても電子契約は成立する

電子印鑑がなくても、電子契約は成立します。電子契約においては、電子印鑑よりも電子署名の方が法的効力・安全性が高いです。電子印鑑は契約書などの文書に押印するために使用し、電子署名は、文書の作成者を特定して文書の改ざんを防止するために使用されます。

電子印鑑は電子署名に比べてセキュリティレベルが低いため、重要な文書には使用しないケースが多いでしょう。また、電子印鑑は複製されやすいため、不正利用にも注意しなければなりません。

電子署名は電子印鑑に比べてセキュリティレベルが高く、重要な文書にも使用可能です。また、電子署名は改ざんされにくいため、不正利用のリスクが低いです。このような理由から、電子印鑑よりも電子署名の方が安全性が高く、法的効力もあるとされています。

電子印鑑に対応した電子契約サービスの比較ポイント

電子印鑑に対応した電子契約サービスを選ぶ際には、電子印鑑に対応しているか確認するのはもちろん、活用したい業務を明確にすることも大切です。また、電子印鑑の種類もチェックしましょう。以下で、比較ポイントを詳しく解説します。

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電子印鑑に対応しているか確認する

電子契約サービスで電子印鑑を活用したい場合は、まずサービスが電子印鑑に対応しているか確認しましょう。全ての電子契約サービスで電子印鑑を利用できるわけではなく、電子印鑑に対応していないサービスもあります。

電子印鑑に対応している電子契約サービスを選べば、電子印鑑を使用して契約書を作成・締結することができます。以下の表を参考にしてください。

▼電子契約システム電子印鑑対応形式早見表

電子印鑑を活用したい業務を明確にする

電子契約サービスを選ぶ際は、電子印鑑を活用したい業務を明確にしましょう。電子印鑑を活用したい業務によって、必要な機能や価格が異なります。例えば、契約書の作成・締結のみに電子印鑑を活用したい場合は、比較的低価格な電子契約サービスで十分です。

しかし、電子印鑑を請求書の作成・送付にも活用したい場合は、より高価格な電子契約サービスが必要になる場合があります。活用したい業務を明確にすれば必要な機能の洗い出しができ、自社に合ったサービスを選べるでしょう。

電子印鑑の種類を確認する

電子契約サービスを選ぶ際には、作成・使用できる電子印鑑の種類も確認しましょう。電子印鑑の種類については、印影に識別情報が付与されたものなど法的効力のあるタイプを選ぶのがおすすめです。

サービスによって利用できる電子印鑑の種類が異なるケースもあるため、ビジネスシーンや重要な契約で使用したい場合は必ずチェックしておきましょう。

電子印鑑に対応した電子契約サービスおすすめ2選

導入者数350万社以上！内部統制◎ | 企業におすすめ

GMOサインでは、1番スタンダードなプランである「契約印＆実印プラン」でユーザーの閲覧管理や役割権限設定が可能です。他社の電子契約システムではこれらの機能はオプションでしかつけられない機能であるため、月額9680円で高機能な電子契約システムを利用できるのはとてもお得です◎

また、GMOサインでは、立会人型の署名方法だけでなく当事者型の署名方法にも対応しています。当事者型は、立会人型に比べて手間と時間はかかりますが、より高い法的効力を持ちます。立会人型と当事者型の併用も可能であり、契約に関するトラブル回避に役立つでしょう。

freeeプロダクトとの互換性が高くユーザビリティ◎

freeeサインは、独自の契約書テンプレートを提供しており、システムもシンプルで見やすく、使いやすい仕様になっています。契約だけでなく、契約書の作成やチェック、管理や保管まで契約前後もカバーできる機能が備わっています。

freeeプロダクトとの互換性が高く、連携することでさらに他業務も効率化が見込めます。freeeプロダクトは、会計、申告、受発注、経費精算、請求書、インボイス取引先管理、人事労務、勤怠管理、販売、会社設立、創業融資、工数管理、資金調達、法人カードなど幅広く展開しています。

おすすめの電子印鑑に対応した電子契約サービスを一括比較！

電子印鑑の作り方

電子印鑑には、さまざまな作成方法があります。ここでは、WordやExcelを使って自作する方法とともに、電子印鑑ソフトや電子契約サービスを利用して作成する方法を解説します。以下を参考に、電子印鑑を作成してみましょう。

WordやExcelなどで自作する

WordやExcelなどで自作する場合は、図形ツールバーから円形や楕円形の図形を挿入します。図形のサイズを印鑑のサイズに調整し、「塗りつぶしなし」に設定しましょう。その後、枠線を赤色にしてから図形の中に名前などを入力すれば完成です。

作成した電子印鑑は、PNGやJPGなどの画像ファイルとして保存しておきましょう。WordやExcelなどで自作する方法は、手軽に作成できコストがかからないのがメリットです。また、自分の好きなデザインで電子印鑑を作成できるのも特徴です。

しかし、セキュリティレベルが低かったり、複製されやすかったりする点には注意しなければなりません。法的効力も弱いため、ビジネスシーンや重要な契約には使用できない可能性があります。

WordやExcelで電子印鑑を自作する手順

1. 挿入タブから「図形」を選択し、円を挿入する
2. 円を「塗りつぶしなし」に設定する
3. 円に名字を入力
4. 色を赤、横書きを縦書きに設定
5. 図として保存する

電子印鑑ソフトを使用する

電子印鑑ソフトで電子印鑑を作成する方法はソフトによって異なりますが、多くのソフトが指示に従うだけで簡単に作成できます。電子印鑑ソフトには有料版と無料版があり、無料のソフトはコストがかからない一方でセキュリティレベルが低い可能性が高いです。

有料のソフトはコストがかかるものの、セキュリティやサポートが充実しています。利用用途などを考えつつ、自社に合ったソフトを選びましょう。簡易な電子印鑑のみであれば、無料のソフトでも十分な場合もあります。

電子契約サービスを利用する

電子契約サービスを利用して、電子印鑑を作成することも可能です。電子契約サービスでは、電子印鑑を作成するための機能が提供されている場合があります。また、電子印鑑を作成するためのツールやサービスを提供している企業も多いでしょう。

電子契約サービスを利用して電子印鑑を作成する場合は、電子印鑑の種類やセキュリティレベル、価格などに注目してサービスを選ぶのがおすすめです。多くのサービスがセキュリティレベルが高く、自作するよりも安全に電子印鑑を使用できます。

電子印鑑に対応した電子契約サービスを導入するメリット

電子契約サービスを導入する際には、電子印鑑に対応したサービスを選ぶのがおすすめです。以下で、その理由を詳しく解説します。

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契約の効率化ができる

電子印鑑に対応した電子契約サービスを導入すれば、契約書の作成から締結までのプロセスを自動化でき、業務効率化を図ることができます。契約がオンライン上で完結できるため、書面でのやり取りや押印の手間が削減され、大幅な業務の効率化が可能です。

書面での契約を行う場合には契約書のやり取りを郵送、もしくは直接行なわなければならず手間がかかります。効率よく契約を交わしたい場合は、電子契約サービスの導入を検討しましょう。

コスト削減に繋がる

電子印鑑に対応した電子契約サービスを導入することで、印紙税・郵送費・印刷費・人件費など、さまざまなコストを削減できます。書面での契約では紙代や郵送費がかかりますが、電子契約サービスを導入すればペーパーレス化が実現可能です。

電子契約サービスの導入にはコストがかかりますが、ペーパーレス化などによって多くのコストが削減できるため、費用対効果は高くなりやすいでしょう。

なりすましや悪用の防止に繋がる

電子印鑑を作成する際、印影に使用者・捺印者の情報を付与できる機能を活用すれば、捺印の偽造・なりすまし・改ざんなどを防げます。なりすましや悪用が発生した場合、大きなトラブルに繋がる可能性もあるため、未然に防げるのは大きなメリットです。

電子印鑑には契約書の改ざんを防止する機能があるため、セキュリティを強化することができます。また、電子契約サービスは法的な有効性が認められているため、安心して使用できるのも嬉しいポイントです。

多様な働き方に対応できる

電子印鑑に対応した電子契約サービスを導入することで、多様な働き方に対応できるのも大きなメリットの1つです。従来の紙の契約書は契約締結のために契約書を印刷し、押印した後に郵送する必要がありました。

しかし、電子契約サービスでは契約書を電子データで作成し、電子印鑑で押印するだけで契約締結を行なえます。そのため、電子契約サービスを導入すればテレワークや在宅勤務などの多様な働き方に対応可能です。

その他電子契約サービスの選び方

その他、電子契約サービスを選ぶ際には電子署名のタイプや機能性、自社の契約件数とコストが見合っているかどうかなどに注目しましょう。また、スマホ対応の有無やセキュリティ対策についても確認しておくのがおすすめです。

初めて電子契約サービスを導入する際には、無料トライアルがあるかどうかも確認しておくと良いでしょう。トライアル期間が設けられているサービスを選ぶと、テスト運用を行った上で自社に合ったサービスを選ぶことができます。

【重要な3つのポイント】

1. 電子署名のタイプは当事者型か立会人型か
2. 自社の契約件数とコストが見合っているか
3. 自社に必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. スマホに対応しているか
2. 複数言語に対応しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

電子印鑑は、紙の印鑑に代わる電子的な印鑑です。契約書や請求書などの文書に押印するために使用されるものであり、大きく分けて2つの種類があります。それぞれセキュリティ性やコストが異なるため、自社の利用用途に合ったものを選びましょう。
また、電子契約を取り入れる際には電子印鑑に対応した電子契約サービスを導入するのがおすすめです。サービス選びに迷った際は、本記事の内容を参考にしながら自社に合ったものを選びましょう。