Outlookでメールを一斉送信する方法｜メール配信システムも紹介

メールを一斉送信したい場合には、Outlookを使用することもできます。しかし、Outlookでは情報漏洩などのリスクもあるため注意が必要です。この記事では、Outlookでメールを一斉送信する方法のほか、安全に配信できるメール配信システムについても紹介します。

目次

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1. Outlookでメールの一斉送信はできるのか
2. Outlookでメールを一斉送信する方法
3. Outlookでメールを一斉送信する際の注意点
4. 一斉送信するならメール配信システムがおすすめ
5. まとめ

Outlookでメールの一斉送信はできるのか

Outlookでメールの一斉送信はできます。ただし、Outlookでのメールの一斉送信には、情報漏洩のリスクなどがある点に留意しなければなりません。

本記事では、Outlookでのメールの一斉送信の方法と、その場合の注意点をご紹介していきます。

Outlookでメールを一斉送信する方法

Outlookでメールを一斉送信する方法は、主に3つあります。それぞれの方法についてご紹介します。

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複数の宛先を入力する方法

Outlookでメールを一斉送信するには、送信したい相手の宛先を手動で入力していく方法があります。

一度に複数の宛先を入力するには、まずOutlookで連絡先画面を開きます。次に、「Ctrlキー」を押しながら宛先をクリックすると、一度で複数の宛先を入力できます。

この方法は、とても簡単にできるのがメリットです。ただし、すべて手動で宛先を入力するぶん、作業に時間がかかるため、送信先が比較的少ない場合におすすめです。

また、手動で複数の宛先を入力する際は、「TO」「CC」「BCC」の意味と使い分けを理解しておくことも大切です。

「TO」「CC」「BCC」の違い

「TO」「CC」「BCC」は、いずれも送信先を表しています。ただし、それぞれ送信先に公開される内容が異なるため、状況に応じて使い分けることが大切です。

それぞれの特徴を以下の表にまとめました。

送信先	内容
TO	・メインの送信相手に用いる ・「TO」に設定した宛先は受信者全員に公開される
CC	・メールの内容を共有したい相手（上司・同僚）に用いる ・「CC」に設定した宛先は受信者全員に公開される
BCC	・メールの内容を他の人に知られずに共有したい相手に用いる ・「BCC」に設定した宛先は他の受信者には非表示になる

グループ機能を使う方法

グループ機能とは、一斉送信する宛先をあらかじめ1つのグループとして作成できる機能です。

グループを指定するだけでメールを複数人に一斉送信できるため、個別に宛先を入力する手間を省けます。また、宛先の挿入ミスを防止できる点もメリットです。

Outlookのグループの設定手順をご紹介します。

1. 「連絡先」から「個人用の連絡先」を選び、グループを保存するフォルダーを選択
2. リボンの「新しい連絡先グループ」を選択する
3. 連絡先グループの名前を設定する
4. 「メンバーの追加」をクリックし、登録したい連絡先を追加していく
5. 保存する

上記の方法で作成・保存したグループは、Outlookの「宛先」から直接探せます。

参考：Outlookで連絡先グループを作成する｜Microsoft Support

Excelを使用する方法

Outlookでは、Excel（エクセル）で管理しているメールアドレスに一斉送信できます。Excel内のメールアドレスをコピペまたはインポートできるため、個別に宛名を手入力する必要がありません。特に宛先が膨大なときには便利でしょう。

Excelを使ってメールを一斉送信する手順は、次のようになっています。

1. Excelに保存しているメールアドレスをコピーする
2. 新規ブックで「形式を選択して貼り付け」を選択し、「行列を入れ替える」にチェックを入れる
3. CSV（カンマ区切り）で名前を付けて保存する
4. 保存したCSVファイルを「メモ帳」で開く
5. メモ帳のメールアドレスをすべてコピーしする
6. コピーしたアドレスをメールの宛先欄に貼り付ける

「3」で保存したCSVファイルは、Outlookに直接インポートすることもできます。

Outlookでメールを一斉送信する際の注意点

Outlookは多くのパソコンに標準搭載されているため、コストをかけずにDMやメルマガ配信を行えるのが魅力です。一方で、次のような点に注意しなければなりません。

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情報漏洩のリスクがある

Outlookでのメールの一斉送信には、送信先の選択ミスによる情報漏洩のリスクがあります。

たとえば、「BCC」を選択すべき場面で「CC」を選択してしまい、他人のアドレスが全受信者に公開されるというケースが代表的です。また、宛先を逐一手入力する場合は、アドレスの選択を誤る可能性もあります。

いずれも単純なミスですが、結果として起こるのは個人情報の漏洩であり、ときに重大な問題に発展することもあります。

効果測定ができない

Outlookでのメールの一斉送信は、効果測定ができない点にも留意が必要です。具体的には、Outlookには、メールの到達率・開封率・クリック率を知る術がありません。

たとえば、メルマガ配信においては、どれほど魅力的なメールを送信しても、相手に届いていなかったり、開封されなかったりすれば、メールを送る意味がありません。

メールの到達率が悪い場合は、メール送信の方法・時間帯を変えるなどの施策が必要です。開封率・クリック率が悪い場合は、より顧客の興味を引くようなタイトル・内容を考えなければなりません。

Outlookでは、到達率や開封率を把握できない以上、このような施策につなげることは難しいでしょう。

迷惑メール判定されることがある

Outlookでメールの一斉送信を繰り返すと、送信相手の元にメールが届かなくなることがあります。一定時間内に同じIPアドレスからメールが大量送信されることで、相手のメールサーバーに「迷惑メール」と判定されるためです。

また、取引先のメールサーバーに、自社のIPアドレスが「迷惑メールの送信元」と判定されると、その相手との打ち合わせ・業務連絡など、日常的なメールの送信にまで支障を来す恐れがあります。

送信できる数に上限がある

Outlookでは、メールの送信に次のような上限があります。

1. 1日あたりの最大送信数：5,000通
2. 1通あたりの最大送信数：500件

同一のメールを500件以上送信する場合は、宛先を小分けにする方法があります。ただし、一度に送信できる数が少なくなるため、そのぶんメールの送信業務に時間を費やすことになります。

このようにOutlookは、1日に大量のメールを送信したい場合には、やや不向きといえるでしょう。

参考：Outlook.com での送信制限｜Microsoft Support

添付ファイルの容量に上限がある

Outlookでは、ファイルの容量は20MBまでの上限があります。20MBを超えるファイルを添付した場合、メールの送信自体に支障が出る可能性があります。

そもそも、容量が大きなファイルはメールで送信しないのがマナーです。容量が大きいファイルを頻繁に送信すると、送信先のメールサーバーの容量を圧迫し、相手に迷惑をかける恐れがあるためです。

また、前述のようにメールそのものが届かない恐れもあるため、Outlookで一斉送信するメールの添付ファイルは、できる限り小さくすることが望ましいでしょう。

参考：Outlook で大きいファイルを送信する｜Microsoft Support

適切な送信頻度を意識する

新商品の売り込みやオンラインサービスの利用促進などの目的でメールを一斉送信する場合、顧客と接触するチャンスを得て成果を上げるためには、一定回数のメール送信が必要です。

しかし、回数があまりに多いと、顧客が迷惑に感じて、返って効果を下げてしまう可能性もあります。メールの一斉送信を行う際は、相手がしつこいと感じない適切な頻度を心がけましょう。

特定電子メール法に注意が必要

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（特定電子メール法）とは、迷惑メールの社会問題化を受けて施行された、迷惑メールの送信を規制する法律です。

メルマガの配信には同意を得る必要があること（オプトイン）や、配信停止の導線を設置しなければならないこと（オプトアウト）などが定められています。

メールの一斉送信を行う際は法律を遵守する必要があり、違反すると処罰を受ける可能性があるため、十分に注意しましょう。

参考：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律｜e-Gov法令検索

一斉送信するならメール配信システムがおすすめ

大量のメールを一斉送信する場合は、メール配信システムの利用がおすすめです。メール配信システムとは、メールの一斉送信や大量送信を自動化できるツールです。

メール配信システムの導入により、次のようなメリットが期待できます。

1. その都度宛先を手動で挿入する必要がなく、メール送信業務の効率化を図れる
2. 宛先ミスによる情報漏洩のリスクを減らせる
3. 到達率・開封率・クリック率などの効果測定が可能
4. 送信時間の指定が可能
5. 受信端末に合わせてメールのフォント・画像サイズを最適化できる

メール配信システムの導入により、Outlookでの一斉送信における課題をクリアできます。さらに、メールの送信時間の指定ができるなど、Outlookにはない機能が充実しているのも魅力です。

まとめ

Outlookでのメールの一斉送信は可能です。なお、一斉送信するには、複数の宛先を手入力・グループ機能・Excelの利用という3つの方法があります。

ただし、Outlookでメールを一斉送信するには、さまざまな課題があります。メールの誤配信による情報漏洩や、スパムメールと判断されるリスクには特に留意しなければなりません。また、メールの送信数や添付ファイルの容量の上限にも注意を払いましょう。

このような課題の解決に役立つのが、メール配信システムです。膨大なメールも効率よく一斉送信できるため、メール送信業務の効率化を図れます。メール戦略の強化を狙う企業は、メール配信システムの導入を検討するのがおすすめです。