休暇や出張などで不在になる際は、Outlookの自動返信メールを設定しておくことで、相手に状況を伝えられます。個別に連絡せずとも自動返信メールの内容を確認してもらうことで、簡単にコミュニケーションが取れるのです。今回はスムーズに自分の状況を伝えられるOutlookの自動返信とは何かと実際の設定方法、具体的な例文について解説します。

自動返信メールとは

Outlookの自動返信メールとは、事前に設定した条件に該当する状態でメールが来ると、自動的に設定した本文でメールが返信される仕組みです。例えば、12月30日から1月3日に届いたメールに対して、正月休暇であることを自動的に返信できます。
また、返信されるメールはOutlookが定めた定型文ではなく、自分で自由に本文を設定できます。そのため、自分の状況がわかりやすいような文章の設定が可能です。短い文章で端的に自分の状況を伝えられるようにしておくことで、ミスコミュニケーションを防ぐなどの効果を生み出せます。

Outlookでの自動返信設定の手順

1.Outlookで自動返信用のメールを作成して保存しておきます。

2.[ファイル] > [名前を付けて保存] の順に選択しまて、[Outlook テンプレート (*.oft)] を選択します。

3.保存ボタンをクリックします。

4.[ファイル] > [仕分けルールと通知の管理]をクリックします。

5.[新しい仕分けルールを作成する] をクリックし、表示されたポップアップで[受信メッセージにルールを適用する] ・[次へ] の順にクリックします。

6.設定を変更せず[次へ] をクリックし表示されたで[はい]をクリックします。

7.[ステップ 1: 処理を選択してください] の[特定のテンプレートを使って返信する]にチェックを入れます。

8.[特定のテンプレート]をクリックし、先程作成したテンプレートを指定します。

9.[開く][完了]の順にクリックして設定終了です。

自動返信のメリット

自動返信には以下のとおり3つのメリットがあります。

メールのやり取り工数を減らせる

メールの自動返信を設定しておくことによって、メールのやり取りに必要な工数を減らせます。
もし、自動返信を設定しないならば、不在に備えて関係各所に連絡を入れなければなりません。取引先などが多いならば、多くのメールを送付する必要があり、多くの工数がかかります。
しかし、自動返信を設定しておけばこれらの作業が不要になることが大きなメリットです。そもそも、自分に連絡していない人に対しては不在を連絡してもしていなくとも差し支えありません。そのような点を考慮しても、メールを送付してきた人にのみ自動返信すれば、やり取りの工数を大きく削減できます。

ミスコミュニケーションを防げる

自動返信によって自分が不在であることを伝えられれば、ミスコミュニケーションを防ぐことが可能です。
自分が不在であることを相手側が把握していないと「メールを見ていないだけ」と判断してしまうかもしれません。このように判断すると「こちらからの返信を待つ」「電話してみる」などミスコミュニケーションが発生する可能性があります。大半の場合、電話されても対応できず、相手に不信感を募らせるだけです。
自動返信によって不在であることが伝われば、相手はそれを踏まえた行動が取れます。例えば、別の担当者にコンタクトしたり返信が遅くなる前提で業務を進めたりできるのです。自分も相手もミスコミュニケーションを防げるという点でメリットがあります。

全員に同様の対応ができる

自動的に同じメールを返信できることによって、メールを送付してきた人に対して同様の対応ができます。
手動でメールを送付する作業を繰り返すと、手違いなどでメールを送付できていない人が発生するかもしれません。意図的ではなくともそのような状況が発生すると「私には不在に関する通知が届いていない」などの感情を抱かせてしまいます。
相手側との関係性にもよりますが、「自分にだけメールが届いていない」という状況はマイナスな印象を与えかねません。信頼関係が崩壊する原因となる可能性もあり、そのような状況を避けるための設定は非常に重要です。

自動返信の注意点

自動返信は便利なツールではありますが、利用時には以下のとおり注意点もあります。

返信時はタイトルに「自動応答」と付与される

Outlookの機能を利用して自動応答する場合は、自動返信されるメールに「自動応答」と付与されてしまいます。これは仕様であり利用者が避けられるものではないため、念のために注意しておきましょう。
近年は自動応答の仕様が世の中に知られてきましたが、まだ自動応答を知らない人も一定数います。そのような人は「自動応答」とのタイトルを見て「怪しいメールが届いた」「メーラーが壊れた」などと思ってしまうかもしれません。タイトルに制約があることは注意点と認識しましょう。

戻るタイミングや緊急連絡先を含める

自動応答は「自分が不在であること」を伝えるために利用できます。これだけでもメリットがありますが、自分がいつ戻るのかを示すようにしましょう。可能な限り具体的な日付を本文に含めるべきです。
戻るタイミングが明確でなければ、送信側は対処に困ってしまいます。別の担当者に連絡すべきか、あるいは連絡を待つべきか判断できないのです。このような状況はビジネスにおいて望ましくありません。具体的に「いつ戻ります」と示しておくことで、相手側に適切な行動を促せます。

署名が付与されない

ビジネスの場で署名機能は多用されますが、自動返信を利用すると署名が入りません。自動返信でも署名を記載したいならば、この部分まで返信の本文として入力しておく必要があります。
署名が必要となるかは考え方によって異なり、自動返信メールには署名を付与しない人も多く見受けられます。どうしてもこだわるなら署名を設定し、そうでないならば重要な内容だけを本文にすると良いでしょう。

よく使える自動返信用メールテンプレート

これから実際に自動返信を設定するにあたって、どのような本文を設定しておくと良いのかメールテンプレートを紹介します。

問合せへの対応

問い合わせに自動返信で対応する場合は以下のテンプレートを利用しましょう。

フォームからの問い合わせ

メーリングリストへの問い合わせ

不在を知らせる

長期休暇や私事都合、出張などで営業日でありながら不在になる場合は以下のテンプレートを利用しましょう。

長期休暇（病休・育休など）

営業日

一次的な休暇（夏季休暇など）

出張

まとめ

Outlookを利用した自動返信について解説しました。自動返信を設定しておくことによってミスコミュニケーションが減り、仕事の効率化が期待できます。少しのやりとりでも積み重なれば時間を要すため、自動返信を駆使しましょう。
また、今回はメールの返信を事例として紹介しましたが、日頃の業務には自動化することで効率アップが期待できるものが多々あります。当社SMSデータテックは業務やシステムの自動化に力を入れているため、「この業務は自動化できるか？」との疑問があれば、まずは一度お問い合わせください。