日本大学

学生達に最先端のソリューションを提供したい。
コスト削減と、学内コミュニケーションの活性化が実現。

日本大学は、Google Apps for Education （Google のホスティング型電子メール、チャット、カレンダー ソリューション） を同校学生 100,000 人に導入することを決定した。しかも、導入を決定してから稼動までに要した時間は、既存のセキュリティシステムや学生基本情報システムとインテグレーションする作業を含めてわずか 2 ヶ月半だった。

年間 2 億円のコスト削減と学部間格差の解消を

最近まで、日本大学総合学術情報センターの事務局長 新家勇氏は、「日本大学には、14 学部をはじめ短期大学部や多くの研究機関があり、その数だけメールシステムを運用している。これらを統合することで、システム運用にかかるコストを削減できるのではないか。また、学部間で発生している学生むけサービス内容の格差を是正できないだろうか」という課題を抱えていた。

そこで、日本大学は、学生むけ電子メールシステムの見直しを図ることを決め、学内で協議を重ねた。教育機関として、学生に最先端の環境を提供することは一つのミッションであるが、一般むけに数多く提供されている電子メールの分野においては、技術の革新スピードが早く、同校で運用しているシステムがそのスピードについていけないと考えたからである。また、運用コストについても、ストレージのメンテナンスやソフトウェアのアップグレード、さらにスパムメールやウィルス対策など、メールシステムには多額のコストがかかっており、運用コストとして年額 2 億円以上もかかっていた。しかも、学部によってシステムやソフトウェアが違うため学部間の機能格差が大きかった。

日本大学は、既存のメールシステムで利用していたハードウェアやソフトウェア、システム設定などを細かく見直し、それに替わるハードウェア、ソフトウェア、サービスを徹底的に調査した。そして慎重に検討した結果、Google Apps for Education の導入を決定した。Google Apps for Education とは、Google のホスティング型 電子メール、チャット、カレンダーが統合されたアプリケーションサービスである。

すでに学生の間に普及していた Gmail

日本大学総合学術情報センターは、導入に際し、学生を対象としたヒアリング調査を行った。その結果、学生達は Gmail をはじめとした Web メールを日常的に利用しているが、大学のメールは、その使い勝手の悪さから就職活動時にしか利用していないことが判明した。この調査結果を受けて、学生達が日頃使い慣れている Gmail であれば、学内に導入しても違和感なくスムースに受け入れられることを確信した。学生達は、トレーニングをすることもなく Gmail の使い方をよく知っており、新たに大学側でマニュアルを作成する必要がないし、学内ヘルプデスクへの問い合わせも減ることも期待できた。

「Gmail は、検索がとても早く、必要なメールをすぐに見つけることができます。個人に与えられたメールサーバー容量も大きいので、サイズの大きい添付ファイルをやりとりしても問題ありません。これが学内メールとして使えるのなら理想的です。普段からよく使っているのでユーザーインタフェースにも慣れているし、強力なスパムフィルターも付いていて、携帯電話に転送する時には便利ですね」（芸術学部 3 年 齋藤 哲也さん）

日本大学の多くの学部が、学生向けのサービスとして電子メールしか提供していなかった。しかし、Google Apps を導入したことにより、チャットやカレンダーといった機能を同時に提供できるようになり、学生同士または学生と教員が簡単にコラボレーションできる環境が整った。結果として、学内のコミュニケーションが活性化してきた。日本大学は、改めて Google の電子メールを中心とした統合コミュニケーションハブの考え方に共感したという。

「Google Apps は、私が知っている製品やサービスの中で間違いなくナンバーワンのソリューションだと思う。ブラウザ内で、これほど使いやすいツールは他にはない気がする。学生には満足して利用してもらえると思う」（日本大学 総合学術情報センター システム管理課 課長補佐 小野 浩樹氏）

最新のサービスをすぐに利用できる

日本大学は、Google Apps に含まれる電子メール、カレンダー、チャットといった機能が、現時点で最先端というだけではなく、今後さらに進化していくことを期待している。日本大学総合学術情報センターの事務長である吉野英治氏は、「さまざまなサービスをインターネット上で次々と提供している Google の技術力の高さには目をみはるものがある。その高い技術力で開発された製品やサービスを、リリースとともにすぐ学内のシステムとして利用できるのはメリットが大きい。そして、それが新たな手間もコストもかけずに安全にできることは、システムを運用する大学ならびに利用する学生とともに大きなメリットだ」

既存のシステムと連携しながら約 2 ヶ月半で導入

日本大学は、Google Apps for Education の導入を決定してから約2ヶ月半という短期間で運用をスタートした。導入に際しては、個人情報保護の観点から、必要以上の情報を Google に提供しない、アカウント情報を学内各種情報システムと連携する、という 2 つの仕様要望があった。この相反する要望を同時に解決する必要があったが、それは Google の提供する Provisioning API と SAML ベースの Single Sign-On （SSO） API の利用することにによって解決した。Provisioning API を用いたことで、Google Apps のシンプルな管理機能を大学のシステム運用に合った形に開発することができた。SSO を用いればキャンパス内すべての IT サービスへ展開することが可能となる。一見、Google が提供するサービスをそのまま導入しただけのようだが、Google が提供するオープンな API を用いてコストをかけず大学のシステムや日常の業務フローにマッチするよう Google Apps for Education をカスタマイズしている。

「Google の API を使って容易に開発できただけでなく、それらが充実していたおかげで短期間で開発することができました。また、Google のサポートチームの対応の早さにも満足しています。この場を借りて感謝したいと思います。今後も引き続き刺激的な API 公開に期待しています」 （日本大学 総合学術情報センター システム管理課 相川 成周氏）

日本大学では、まず 7 学部約 3 万人を対象に導入し、最終的に全学部への導入を予定している。また、Google Apps for Education の一機能であるポータルページ作成機能を使った My Start Page を学生むけのポータルサイトとして利用し，既存システムと連携させることを計画している。さらに、近い将来、同校卒業生を含めた約 50 万人へのサービスとして Google Apps の提供も計画しており、学内のみならず卒業生を含めたコミュニケーションの活性化に努めていく予定だ。