株式会社 IDA

Google Apps for Business は、1 アカウント 25 ギガバイトと大容量で低価格。1 アカウントから追加できるので、設立間もないベンチャー企業にはリーズナブル。

製品導入前の状況と課題

同社でシステムの導入や管理を担当するプロジェクト開発部プロデューサーの大友啓吾氏は、以前の勤務先でもシステムの導入・管理を担当していた。従業員数 100 人程度のその会社では、データセンターのマシンを 1 台ホスティングし、リナックスベースのメールサーバーを自ら構築して運用していた。サーバーは丸々 1 台使用できたので、1 人あたり標準で 1 ギガバイト（最大 3 ギガバイト）ほどの容量はあったものの、画像などを扱う関係上、不足する人もいた。また、予備のサーバーを置く余裕はなかったので、マシンごと壊れた場合は復旧までに時間を要してしまうというリスクを抱えていた。メールシステムはローカル端末にメールをダウンロードする Outlook Express をもっぱら利用していたが、バックアップを取りきれず端末が壊れることでメールも消失してしまうリスクもあった。さらに、独自構築のため、OS やアプリケーションのアップデートの適用に対する動作検証に手間がかかるという問題もあった。

Google Apps for Business 導入の経緯

「Google Apps for Business の存在は以前から知っていましたし、Gmail も利用していました。導入事例が増えて効果が出ていたので、自社もそろそろ切り替えようかと考えていた矢先、IDA の設立を聞きつけ、自分も参加するという流れになりました」と大友氏は言う。

大友氏は、2010 年 2 月の設立時より、Google Apps for Business を導入。以前、データセンターのマシンにメールサーバーを構築する方法や、プロバイダのセットアップされたメールシステムを利用する方法など、メールの利用法はひととおり試した経験はあった。

「まず、自社でメールサーバーを持つという選択肢はありませんでしたし、管理の手間やコスト、機能の豊富さなどにおいて Google Apps for Business がベストだと考えていたので、ほかに検討したプロダクトはありません。何より、メールボックスのサイズが 1 アカウント 25 ギガバイトと大容量で、添付ファイルの容量も大きい点と、Google ビデオ で映像の共有やチェックができる点が魅力的でした」

それだけではない。以前の会社では数百アイテムの商品の通信販売を行っていたが、受注申し込みを Gmail に転送、データベースとして活用し、その便利さも実感していた。

「顧客から発送日などの問い合わせが来た時、Gmail ならば素早く検索できます。数百アイテムならば専用のシステムを用意しなくても Gmail で十分対応できます。新会社でも同様の通販業務を予定していたので、このことも大きな要因になりました。そうした機能を合わせても 1 アカウント年間 6000 円という価格はリーズナブルです。そして、当社のような設立直後の会社にとっては、1 アカウントから追加できる点もリーズナブルですね」

Google Apps for Business 導入の効用

まず、 Gmail によるメールボックスおよび添付ファイルの容量の大幅増は、業務上画像など大きなデータ量のファイルを取り扱うことの多い社内ユーザーに大好評であった。「システム管理担当としては、サーバーの故障や端末の故障によるメール消失リスクといった心配事から一切解放されたことは大きい。月に数日かけていた手間は一掃できました」さらに、導入前には深く認識していなかった Google ドキュメント の便利さも実感。「Apps スクリプトを使うといろいろ便利になります。使いこなしていきたいですね」